Checklist voor een singer-songwriterconcert organiseren

Een singer-songwriterconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen een artiest en een podium. Je regelt tegelijk de locatie, kaartverkoop, techniek, artiestenvervoer, catering en publieksontvangst. Vooral kabels, stroompunten, een artiestenmaaltijd en een duidelijke soundcheck worden snel te laat geregeld. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van reservering en begroting tot draaiboek, boodschappen en de laatste controle voor de deuren opengaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Artiest boeken
Optredenstijden bevestigen
Technische wensen verzamelen
Begroting vastleggen
Kaartverkoop openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotietekst publiceren
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiestenvervoer afstemmen
Catering reserveren
Techniek controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
Draaiboek uitwerken
Contactlijst afdrukken
Bezoekerslijst bijwerken
Naamkaartjes maken
2 personen
Routebordjes voorbereiden
Artiestenmaaltijd bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
Koelproducten koelen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte inspecteren
2 personen
Meubilair klaarzetten
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumentaansluitingen testen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Informatietafel inrichten
Entree controleren
2 personen
Artiest ontvangen
Artiest wegwijs maken
Deuren openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Tickets controleren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eerste optreden aankondigen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Tweede optreden aankondigen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Publieksvragen verzamelen
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Hoofdoptreden begeleiden
2 personen
Pauzevoorraad aanvullen
2 personen
Publieksbegeleiding verzorgen
2 personen
Finaleoptreden begeleiden
2 personen
Afscheid aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Garderobe afronden
2 personen
Artiest uitgeleiden
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Voorraad tellen
Geleende spullen verzamelen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Gevonden voorwerpen bewaren
Restvoorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Bistrotafelsaantal 8
Loungefauteuilsaantal 6
Hoge statafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Artiestentafel
Artiestenstoelenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Muziekmixer
Zangmicrofoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Akoestische gitaar
Gitaarstatievenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
Microfoonkabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Laptop voor muziek
Muziekstandaardsaantal 3
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-spotlightsaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Reserveledlampenaantal 6

Decoratie

Podiumachtergronddoek
Sierplantenaantal 6
Tafellopersaantal 8
Welkomstbord
Routebordjesaantal 6
Plakstripsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Dessertbordenaantal 100
Gebakslepelsaantal 100
Koffielepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Dienbladenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de soundcheck ruim vóór de inloop en controleer niet alleen de actieve speakers en mixer, maar ook microfoon-, instrumentkabels, DI-boxen, statieven en reservebatterijen. Zo blijft er tijd over om brom, ontbrekende aansluitingen of een te zachte zangmicrofoon op te lossen.
Maak een aparte backstage- of artiestenplek met artiestentafel, artiestenstoelen en de bestelde artiestenmaaltijd. Vraag dieetwensen uiterlijk bij de definitieve bevestiging op; op de concertdag zelf is een alternatief vaak niet meer snel te regelen.
Loop de stroomroute vóór het opbouwen na: tel de stekkerdozen en verlengsnoeren, houd kabelmatten klaar en leg geen kabels los over de publieksroute. Controleer ook of podiumlicht, sfeerlampen en lichtsnoeren samen veilig op de beschikbare stroomgroepen passen.
Werk de bezoekerslijst en aanmeldingen uiterlijk één dag vooraf bij en druk de contactlijst af. Zet naamkaartjes, routebordjes en garderoberekken klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen, zodat vrijwilligers niet tijdens de ontvangst hoeven te zoeken.
Leg in het draaiboek per onderdeel een tijdstip en verantwoordelijke vast: deuren open, soundcheck, optreden, pauze, artiestenvervoer en afsluiting. Reserveer daarnaast een vast moment voor het koelen van producten en zet houdbare voorraad al eerder klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een singer-songwriterconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, artiest, begroting en optredenstijden. Open de kaartverkoop zodra deze basis is bevestigd, zodat je nog enkele weken hebt voor uitnodigingen, promotie en aanmeldingen.
Wanneer plan je de soundcheck bij een singer-songwriterconcert?: Plan de soundcheck meestal 2 tot 3 uur vóór de deuren opengaan. Trek extra tijd uit als er meerdere zangmicrofoons, een akoestische gitaar, DI-boxen of een laptop voor muziek worden gebruikt.
Hoeveel drankjes moet ik per bezoeker inkopen?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel voor artiesten en vrijwilligers apart, omdat zij vóór en tijdens het concert langer aanwezig zijn.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een concert?: Reserveer de catering uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf en verzamel dieetwensen zodra bezoekers zich aanmelden. Bestel de artiestenmaaltijd uiterlijk enkele dagen voor het optreden, zodat aantallen en alternatieven vaststaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.