Singer-Songwriter-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Klär die technischen Anforderungen direkt bei der Buchung: Anzahl der Gesangsmikrofone, DI-Boxen, Mikrofonständer, Kabel und Anschlüsse sollten spätestens zwei Wochen vor dem Konzert feststehen. So bleibt Zeit, fehlendes Equipment zu mieten.
• Bestätige die Auftrittszeiten nicht nur mit den Künstlern, sondern plane zusätzlich mindestens 60 Minuten für Soundcheck und 30 Minuten für den Einlass ein. Schreib diese Zeiten in einen gemeinsamen Ablaufplan.
• Eröffne den Ticketverkauf erst, wenn Location, Kapazität und Beginn feststehen. Aktualisiere die Besucherliste regelmäßig und drucke eine aktuelle Version am Veranstaltungstag aus, statt dich auf einzelne Nachrichten zu verlassen.
• Erfrage Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestelle die Künstlermahlzeit mindestens 3 Tage vorher. Kühlprodukte kommen erst am Veranstaltungstag in den Kühlschrank, haltbare Vorräte kannst du früher bereitstellen.
• Prüfe am Vortag Lautsprecher, Mixer, Mikrofone, DI-Boxen, Laptop, Beleuchtung und Kabel. Lege Ersatzbatterien, Ersatz-LED-Lampen und Kabelmatten sichtbar bereit und sichere alle Wege, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Singer-Songwriter für ein Konzert buchen?

Buche den Künstler möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert, besonders wenn ein bestimmter Termin gewünscht ist. Die Auftrittszeiten und technischen Anforderungen solltest du direkt schriftlich bestätigen.

Wie viel Zeit braucht der Soundcheck bei einem Singer-Songwriter-Konzert?

Plane mindestens 60 Minuten für den Soundcheck ein. Bei mehreren Künstlern oder zusätzlicher Backline sind 90 Minuten realistischer, damit Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und Instrumentenkabel geprüft werden können.

Wann sollte der Ticketverkauf für ein Konzert starten?

Starte den Ticketverkauf, sobald Location, Kapazität, Datum und Beginn bestätigt sind, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Verschicke Einladungen und veröffentliche den Werbetext gleichzeitig, damit die Anmeldung nicht zu spät anläuft.

Wann muss man das Catering für ein Singer-Songwriter-Konzert bestellen?

Reserviere das Catering mindestens 7 Tage vorher und gib die erfassten Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Konzert weiter. Die Künstlermahlzeit sollte am Veranstaltungstag rechtzeitig vor dem Auftritt bereitstehen.