Checklist para organizar un concierto de cantautor

Organizar un concierto de cantautor requiere coordinar al artista, el espacio, la venta de entradas y una producción técnica sencilla pero precisa. Este plan reúne 84 tareas y 63 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar el presupuesto hasta enfriar los productos refrigerados. Incluye también la atención a artistas, invitados y voluntarios, con detalles que suelen quedar para el último momento. Úsalo como guía de seguimiento y marca cada punto antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Contratar a un artista
Confirmar los horarios de actuación
Recopilar necesidades técnicas
Fijar el presupuesto
Abrir la venta de entradas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el texto promocional
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Coordinar el transporte de los artistas
Reservar el catering
Comprobar la técnica
2 personas
Asignar voluntarios
Desarrollar el programa
Imprimir la lista de contactos
Actualizar la lista de visitantes
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Preparar los carteles de ruta
Encargar la comida para artistas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
Enfriar los productos refrigerados

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el espacio
2 personas
Montar el mobiliario
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar las conexiones de los instrumentos
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de información
Controlar la entrada
2 personas
Recibir al artista
Orientar al artista
Abrir las puertas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar la primera actuación
Acompañar la primera actuación
2 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Anunciar la segunda actuación
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Recoger preguntas del público
Servir la comida de los artistas
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Coordinar la actuación principal
2 personas
Reponer el suministro del descanso
2 personas
Ofrecer asistencia al público
2 personas
Coordinar la actuación final
2 personas
Anunciar la despedida
Despedir a los visitantes
3 personas
Terminar el guardarropa
2 personas
Despedir al artista
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Limpiar los baños
Contar el inventario
Recoger los artículos prestados
Devolver el equipo
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Guardar los objetos perdidos
Retirar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas bistrocant. 8
Butacas loungecant. 6
Mesas altas tipo cóctelcant. 4
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Mesa para artistas
Sillas para artistascant. 4

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mezclador de música
Micrófonos para cantocant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Guitarra acústica
Soportes para guitarracant. 3
Cables de instrumentoscant. 8
Cables de micrófonocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil para música
Atrilescant. 3
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LED de repuestocant. 6

Decoración

Lona de fondo del escenario
Plantas ornamentalescant. 6
Manteles runnerscant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 6
Tiras adhesivascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 50
Vasos de técant. 50
Platos de postrecant. 100
Cucharas para tartascant. 100
Cucharillas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 8

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejascant. 6
Bandejas de comidacant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Cubos de limpiezacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las necesidades técnicas con el artista antes de confirmar el montaje: pregunta por micrófonos, cajas DI, soportes, cables y cualquier instrumento que deba llevar o encontrar en el lugar.
Define los horarios de actuación y de prueba de sonido por escrito. Reserva al menos un bloque específico para comprobar altavoces activos, mezclador, focos LED y conexiones eléctricas antes de recibir al público.
No dejes la venta de entradas, las invitaciones y los carteles para la última semana. Actualiza la lista de visitantes y prepara las tarjetas con nombres cuando falten entre 3 y 5 días.
Recoge las preferencias dietéticas antes de reservar el catering y encarga una comida separada para los artistas. Confirma las cantidades al menos 72 horas antes para evitar compras improvisadas.
Prepara el montaje pensando en la circulación: coloca sillas, mesas, percheros y carteles de ruta antes de la llegada del público, y cubre los cables con alfombrillas para que no queden zonas de paso peligrosas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de cantautor?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contratar al artista, fijar el presupuesto y abrir la venta de entradas. Deja la comprobación técnica y la coordinación final para los últimos 7 días.
¿Qué equipo de sonido necesito para un concierto de cantautor?: Como base, prevé altavoces activos, mezclador, micrófonos de canto, soportes, cajas DI y cables de instrumento y micrófono. Haz una lista definitiva con el artista al menos 2 semanas antes y comprueba todo el día del montaje.
¿Cuándo debo confirmar el catering y la comida de los artistas?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el catering entre 5 y 7 días antes. Encarga la comida de los artistas con un mínimo de 72 horas, incluyendo las cantidades y el horario de entrega.
¿Cuándo se hace la prueba de sonido?: Programa la prueba de sonido antes de abrir las puertas, normalmente entre 2 y 3 horas antes del inicio. Reserva tiempo adicional si hay varios micrófonos, guitarra acústica, portátil para música o iluminación que revisar.

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