Checklist pour organiser un concert de chanteur-compositeur

Un concert de chanteur-compositeur demande une coordination précise entre l’artiste, la salle et le public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du budget et de la réservation du lieu jusqu’aux derniers contrôles techniques. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : transport de l’artiste, repas, badges, signalétique et liste actualisée des visiteurs. Le jour J, chacun doit savoir quoi faire, à quelle heure et avec quel matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver un artiste
Confirmer les horaires de spectacle
Recueillir les besoins techniques
Fixer le budget
Ouvrir la billetterie
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le texte promotionnel
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner le transport des artistes
Réserver le catering
Vérifier la technique
2 personnes
Répartir les bénévoles
Élaborer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Mettre à jour la liste des visiteurs
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
Commander le repas des artistes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
Mettre les produits réfrigérés au frais

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dégager la zone de la scène
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester les branchements des instruments
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le stand d’information
Contrôler l’entrée
2 personnes
Accueillir l'artiste
Faire visiter l’artiste
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le premier numéro
Encadrer la première prestation
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Annoncer le deuxième numéro
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Recueillir les questions du public
Servir le repas des artistes
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Encadrer la prestation principale
2 personnes
Réapprovisionner le stock de pause
2 personnes
Assurer l'encadrement du public
2 personnes
Encadrer la prestation finale
2 personnes
Annoncer le départ
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Accompagner l’artiste à la sortie
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Compter le stock
Rassembler les objets empruntés
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Conserver les objets trouvés
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables bistrotqté 8
Fauteuils loungeqté 6
Tables hautesqté 4
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Table des artistes
Chaises pour artistesqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Guitare acoustique
Supports de guitareqté 3
Câbles d'instrumentsqté 8
Câbles de microqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable pour la musique
Pieds de microqté 3
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LED de rechangeqté 6

Décoration

Toile de fond de scène
Plantes d’ornementqté 6
Chemins de tableqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 6
Bandes adhésivesqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Assiettes à dessertqté 100
Cuillères à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Plateauxqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer le lieu, l’artiste et les horaires avant d’ouvrir la billetterie. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre l’arrivée de l’artiste et le début des balances.
Demandez les besoins techniques au moins 2 semaines avant le concert. Pour une prestation acoustique, vérifiez notamment les microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, multiprises et passe-câbles.
Traitez les inscriptions chaque semaine plutôt qu’à la dernière minute. Mettez à jour la liste des visiteurs 48 heures avant l’événement et imprimez une copie pour l’accueil.
Confirmez le transport et le repas de l’artiste au plus tard 3 jours avant. Recueillez aussi les besoins alimentaires des visiteurs afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Préparez la salle selon le déroulé prévu : chaises, tables, espace artistes, éclairage et signalétique. Faites un contrôle complet de la technique et des stocks le jour même, avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand réserver un artiste pour un concert de chanteur-compositeur ?: Contactez l’artiste dès que la date et le lieu sont envisagés, idéalement 2 à 3 mois avant le concert. Vous pourrez ainsi confirmer ses horaires, ses besoins techniques et son transport avant de lancer la communication.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert de chanteur-compositeur ?: Ouvrez la billetterie dès que le lieu, l’artiste, les horaires et le budget sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Prévoyez une date de clôture des inscriptions au moins 48 heures avant l’événement.
Quel matériel technique prévoir pour un chanteur-compositeur ?: Prévoyez au minimum une table de mixage, des microphones de chant, des pieds, des boîtiers DI, des câbles d’instruments et de micros, ainsi que des rallonges et multiprises. Gardez des piles de rechange et testez chaque branchement avant l’arrivée du public.
Quand confirmer le repas et le transport de l’artiste ?: Confirmez le transport et la commande du repas au moins 3 jours avant le concert. Le jour J, vérifiez les horaires d’arrivée, l’accès au lieu et l’installation de la table et des chaises réservées aux artistes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.