Checklist voor een sing-alongconcert organiseren
Een sing-alongconcert staat of valt met voorbereiding van repertoire, techniek en publieksbegeleiding. Leg eerst datum, locatie, artiesten en muzikanten vast; werk daarna de liedkeuze, songteksten en muziekbestanden uit. In de laatste weken regel je aanmeldingen, dieetwensen, vergunningen, vrijwilligers en toegangskaarten. Test op de dag zelf microfoons, speakers, mengpaneel, projector en songteksten voordat het publiek binnenkomt. Met deze checklist houd je de 70 taken en 62 benodigdheden in de juiste volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Artiesten en muzikanten boeken
2 personen
Repertoire samenstellen
3 personen
Songteksten controleren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Artiënteninformatie versturen
Definitief draaiboek maken
2 personen
Technische wensen vastleggen
2 personen
Publiekscapaciteit bepalen
Toegangsroute bepalen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toegangskaarten voorbereiden
2 personen
Songboekjes opmaken
2 personen
Songboekjes printen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Techniek testen
3 personen
Songteksten klaarleggen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podium en publieksruimte markeren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Microfoons opstellen
2 personen
Speakers aansluiten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Songboekjes uitdelen
2 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten laten soundchecken
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Toegangskaarten controleren
3 personen
Programma aankondigen
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
Avondbuffet serveren
5 personen
Derde concertblok begeleiden
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Dranken afbouwen
2 personen
Artiesten uitchecken
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Podium afbreken
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen verpakken
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Dankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrappenaantal 2
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 4
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 4
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 3
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Muziekstandaardsaantal 8
- Koptelefoonaantal 2
- Reservezekeringenaantal 10
- Kabelbindersaantal 100
- Reservebatterijen AAaantal 24
- Reservebatterijen AAAaantal 24
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Servies
- Glazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerplateausaantal 12
- Schaaltjesaantal 16
- Kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerbestekaantal 12
Decoratie
- Bannersaantal 4
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumdoekenaantal 4
- Pijlenbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 30
Catering
- Songboekjesaantal 130
- Toegangskaartenaantal 130
- Boodschappen
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Rubberen handschoenenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
- Papieren handdoekenaantal 8
Tips
- Controleer het repertoire uiterlijk 3 weken vooraf: elke songtekst moet overeenkomen met de muziekversie die de muzikanten gebruiken. Zet de definitieve volgorde ook in het draaiboek.
- Plan de technische test niet pas bij aanvang. Reserveer minimaal 90 minuten voor speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, DI-boxen, monitoren, laptop en projector.
- Maak songboekjes en geprojecteerde teksten tegelijk definitief. Print extra exemplaren: reken op ongeveer 5% reserve boven het verwachte aantal bezoekers.
- Bepaal de publiekscapaciteit vóór je toegangskaarten maakt. Houd rekening met stoelen, loopruimte, toegangsroute en zicht op het projectiescherm; wijs vrijwilligers vooraf vaste plekken toe.
- Leg techniek en losse materialen op één verzamelpunt klaar, inclusief verlengkabels, stekkerdozen, gaffer tape, muziekstandaards en reservebatterijen. Open de locatie pas nadat de opstelling en vluchtroute zijn gecontroleerd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sing-alongconcert organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, artiesten en muzikanten. Plan het repertoire en de technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf; de definitieve teksten en het draaiboek rond je 1 week voor het concert af.
- Hoeveel liedjes heeft een sing-alongconcert nodig?
- Voor een programma van 90 minuten passen meestal 15 tot 20 liedjes, afhankelijk van introducties en pauzes. Controleer elk nummer op tekst, muziekbestand, uitvoerbaarheid en beschikbare microfoons voordat je het repertoire vastlegt.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de soundcheck van een sing-alongconcert?
- Reserveer minimaal 90 minuten voor de soundcheck en beeldtest. Test per microfoon, controleer de monitorluidsprekers en speel minstens één volledig nummer af met de songteksten op de projector.
- Hoeveel songboekjes moet ik printen voor een sing-alongconcert?
- Print één exemplaar per deelnemer of per stoel en houd ongeveer 5% extra aan. Bij 100 verwachte bezoekers betekent dat 105 songboekjes, zodat beschadigde of vergeten exemplaren geen probleem vormen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!