Checklist para organizar un concierto sing-along

Organizar un concierto sing-along requiere coordinar al público, los músicos y una parte técnica más exigente que la de un concierto convencional. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto: primero fecha, artistas y repertorio; después inscripciones, permisos y producción; al final, montaje y pruebas. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las letras definitivas y la información técnica de cada artista.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Contratar artistas y músicos
2 personas
Seleccionar el repertorio
3 personas
Comprobar las letras de las canciones
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Enviar información de los artistas
Elaborar el plan definitivo
2 personas
Registrar los requisitos técnicos
2 personas
Determinar la capacidad del público
Determinar la ruta de acceso
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar las tarjetas de acceso
2 personas
Maquetar los cancioneros
2 personas
Imprimir cancioneros
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Dejar preparadas las letras de las canciones
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Marcar el escenario y el área del público
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Conectar los altavoces
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Repartir los cancioneros
2 personas
Señalizar la entrada
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido a los artistas
3 personas
Recibir al público
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Anunciar el programa
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
Preparar el bufé de la noche
4 personas
Servir el buffet de la noche
5 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Retirar bebidas
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar los materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 120
Mesascant. 12
Mesas plegablescant. 4
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 3
Altavoces de monitorcant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Atrilescant. 8
Auricularescant. 2
Fusibles de repuestocant. 10
Bridascant. 100
Pilas AA de repuestocant. 24
Pilas AAA de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas para servircant. 12
Cuencoscant. 16
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Cucharonescant. 8
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Bannerscant. 4
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Paneles de flechascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 30

Catering

Cancioneroscant. 130
Entradascant. 130
Compras

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Esponjascant. 12
Guantes de gomacant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Toallas de papelcant. 8

Consejos

Cierra el repertorio antes de maquetar los cancioneros. Comprueba cada letra y prepara los archivos de música con tiempo suficiente para corregir cambios antes de imprimir.
No dejes las inscripciones para la última semana. Úsalas para calcular la capacidad del público, preparar las tarjetas de acceso y saber cuántas sillas, mesas y cancioneros necesitas.
Pide los requisitos técnicos de cada artista antes de cerrar el plan definitivo. Confirma entradas, micrófonos, monitores, cajas DI, mesa de mezclas y tomas eléctricas, y prueba todo antes de abrir el recinto.
Reserva un bloque específico para el montaje visual. El proyector y la pantalla deben quedar visibles desde todas las filas, mientras que los atriles y los soportes de micrófono no deben bloquear la ruta de acceso.
Asigna voluntarios con funciones concretas y una hora de llegada. Una persona puede recibir al público, otra controlar el acceso y otra ayudar con letras, artistas y cambios durante el concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto sing-along?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite contratar artistas, confirmar permisos, cerrar el repertorio, gestionar inscripciones y resolver cambios técnicos sin imprimir los cancioneros a última hora.
¿Cuándo hay que imprimir los cancioneros?: Imprímelos entre 7 y 10 días antes, cuando las letras ya estén comprobadas y el repertorio sea definitivo. Guarda una copia digital y algunas unidades adicionales para sustituciones o inscripciones tardías.
¿Cuántas bebidas y platos hacen falta para un concierto sing-along?: Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade aproximadamente un 10 % de margen. Para vasos, tazas, platos y cubiertos, prepara al menos una unidad por asistente previsto y un 10 % adicional.
¿Cuándo hay que probar el sonido y el proyector?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la apertura, con los micrófonos, altavoces, monitores, portátil, proyector y pantalla colocados. Comprueba también los cables, las regletas, las baterías de repuesto y la visibilidad de las letras desde el fondo.

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