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Sing-along-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sing-along-Konzert steht und fällt mit gut lesbaren Liedtexten, zuverlässiger Tontechnik und einem klaren Ablauf. Kläre zuerst Termin, Ort, Künstler, Kapazität und Genehmigungen; danach folgen Repertoire, Einladungen und Anmeldungen. In der letzten Woche werden Technik, Liedhefte, Sitzplätze und Helfer konkret eingeplant. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen getesteten Aufbau, bereitliegende Texte und einen geregelten Zugang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Künstler und Musiker buchen

    2 Personen

  • Repertoire zusammenstellen

    3 Personen

  • Songtexte überprüfen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Endgültigen Ablaufplan erstellen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen festhalten

    2 Personen

  • Zuschauerkapazität bestimmen

  • Zugangsweg festlegen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Eintrittskarten vorbereiten

    2 Personen

  • Liederbüchlein gestalten

    2 Personen

  • Liederhefte drucken

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Songtexte bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Bühne und Publikumsbereich markieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Lautsprecher anschließen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Liederhefte verteilen

    2 Personen

  • Eingang ausschildern

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstler den Soundcheck machen lassen

    3 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Zugangskarten kontrollieren

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Ersten Konzertblock begleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertblock begleiten

    3 Personen

  • Abendbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    5 Personen

  • Dritten Konzertblock begleiten

    3 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Getränke abbauen

    2 Personen

  • Künstler auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien verpacken

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • BühnentreppenAnz. 2
  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 4
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 3
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • NotenständerAnz. 8
  • KopfhörerAnz. 2
  • ErsatzsicherungenAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 100
  • AA-ErsatzbatterienAnz. 24
  • AAA-ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

  • GläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierplattenAnz. 12
  • SchälchenAnz. 16
  • KannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

  • BannerAnz. 4
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 12
  • BühnentücherAnz. 4
  • PfeiltafelnAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 30

Catering

  • LiederbüchleinAnz. 130
  • EintrittskartenAnz. 130
  • Einkäufe

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12
  • GummihandschuheAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • PapierhandtücherAnz. 8

Tipps

  • Plane das Repertoire frühzeitig und prüfe jeden Songtext spätestens zwei Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, fehlerhafte Dateien zu korrigieren und die Liederhefte zu drucken.
  • Lege die technischen Anforderungen schriftlich fest und teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Projektor und Leinwand mindestens 24 Stunden vorher. Denke auch an DI-Boxen, Monitorspeaker, Verlängerungskabel und Gaffer Tape.
  • Bestimme die Zuschauerkapazität, bevor du Einladungen verschickst. Halte Anmeldungen, Ernährungswünsche und Reservierungen in einer Liste fest und teile Helfer spätestens eine Woche vor dem Termin ein.
  • Bereite Liedtexte doppelt vor: als Liederhefte für das Publikum und als digitale oder gedruckte Reserve am Technikplatz. Zusätzliche Notenständer und ein Laptop verhindern Verzögerungen beim Wechsel der Mitwirkenden.
  • Plane den Einlass rückwärts vom Konzertbeginn: Öffne die Location früh genug für Aufbau und Technikcheck, markiere den Zugangsweg und stelle Eintrittskarten, Stühle, Tische und Abfallbehälter vor dem Eintreffen der Gäste bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sing-along-Konzert organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Künstlern und Repertoire. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert laufen.
Wann muss die Technik für ein Sing-along-Konzert getestet werden?
Führe einen vollständigen Test mindestens 24 Stunden vorher durch und prüfe am Veranstaltungstag nochmals Mikrofone, Lautsprecher, Projektor und Stromversorgung. Plane dafür mindestens 60 Minuten ein.
Wie viele Liedhefte braucht man für ein Sing-along-Konzert?
Drucke pro angemeldeter Person ein Liedheft und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 80 Anmeldungen sind das 88 Hefte, damit beschädigte oder fehlende Exemplare ersetzt werden können.
Was muss am Veranstaltungstag zuerst erledigt werden?
Öffne die Location zuerst für Aufbau, Bestuhlung und Technikcheck. Sorge dafür, dass Liedtexte, Eintrittskarten und der endgültige Ablaufplan mindestens 30 Minuten vor dem Einlass bereitliegen.

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