Checklist pour organiser un concert de chants participatifs

Un concert de chants participatifs demande plus qu’une scène et quelques microphones : le public doit connaître les paroles, les artistes doivent disposer des bons fichiers et la technique doit être testée avant l’ouverture. Cette checklist suit l’ordre utile, de la confirmation du lieu jusqu’à l’accueil. Elle inclut aussi les livrets de chants, les inscriptions, les besoins alimentaires, la répartition des bénévoles et le matériel audio, vidéo et lumineux à préparer.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver les artistes et les musiciens
2 personnes
Composer le répertoire
3 personnes
Vérifier les paroles des chansons
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Envoyer les informations aux artistes
Établir le planning définitif
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Déterminer la capacité du public
Déterminer l'itinéraire d'accès
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer les cartes d'entrée
2 personnes
Mettre en page les livrets de chants
2 personnes
Imprimer les livrets de chants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Préparer les paroles des chansons
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Marquer la scène et l’espace public
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Brancher les enceintes
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Distribuer les livrets de chansons
2 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes
Effectuer la balance technique
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Faire faire la balance sonore aux artistes
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les billets d'entrée
3 personnes
Annoncer le programme
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet du soir
5 personnes
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Démonter les boissons
2 personnes
Faire le check-out des artistes
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Enceintes de monitoringqté 2
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Pieds de microqté 8
Casque audioqté 2
Fusibles de secoursqté 10
Serre-câblesqté 100
Piles AA de rechangeqté 24
Piles de rechange AAAqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Louchesqté 8
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Bannièresqté 4
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 30

Catering

Livrets de chansonsqté 130
Billets d'entréeqté 130
Courses

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Épongesqté 12
Gants en caoutchoucqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Essuie-toutqté 8

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Vérifiez immédiatement la capacité d’accueil, les autorisations nécessaires et l’itinéraire d’accès afin d’éviter une modification tardive des invitations.
Finalisez le répertoire 4 à 6 semaines avant l’événement. Contrôlez chaque texte de chanson et rassemblez les fichiers musicaux dans un dossier partagé, avec une version clairement nommée pour les artistes et les musiciens.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le concert. Utilisez le nombre confirmé de participants pour préparer les cartes d’entrée, les livrets, les places assises et les réponses aux besoins alimentaires.
Prévoyez une répétition technique complète le jour même, au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Testez la table de mixage, les microphones sans fil, les boîtiers DI, les enceintes de monitoring, le projecteur et toutes les rallonges.
Imprimez les livrets de chants au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Préparez aussi un petit stock de secours, du ruban gaffer, des piles de rechange et des lampes à piles pour régler rapidement un problème d’installation ou d’éclairage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de chants participatifs ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les artistes, confirmer le lieu, composer le répertoire, gérer les inscriptions et préparer les livrets.
Quand faut-il finaliser le répertoire d’un concert participatif ?: Finalisez-le 4 à 6 semaines avant le concert. Les textes doivent ensuite être vérifiés et les fichiers musicaux transmis assez tôt pour permettre aux artistes de répéter.
Combien de livrets de chants faut-il imprimer ?: Imprimez un livret par participant inscrit, puis ajoutez une réserve de 5 à 10 %. Cette marge couvre les inscriptions de dernière minute, les exemplaires abîmés et les personnes accueillies sans inscription.
À quelle heure faut-il arriver pour installer la technique ?: Arrivez au moins 3 heures avant l’ouverture au public. Comptez ce temps pour installer la scène, les microphones, la table de mixage, le projecteur, l’éclairage et effectuer un test complet avec les intervenants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.