Sing-along organiseren: checklist van voorbereiding tot laatste lied

Een sing-along staat of valt met twee dingen: iedereen moet de teksten kunnen volgen en de muziek moet zonder onderbreking klinken. Begin daarom met de aanmeldingen en dieetwensen, bevestig de reservering en stel daarna het repertoire samen. Controleer elke tekst, download de muziekbestanden en bewaar een back-up op een USB-stick. Test presentatie, projector, speakers en microfoons vooraf, zodat je op de dag zelf vooral hoeft klaar te zetten en te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering bevestigen
Muziekrepertoire samenstellen
2 personen
Zangteksten controleren
2 personen
Muziekbestanden downloaden
Muziekbestanden back-uppen
Presentatie met teksten maken
2 personen
Presentatie technisch testen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Boodschappenlijst samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld zetten
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenen markeren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Techniektafel inrichten
2 personen
Speakers plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Licht instellen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Zangteksten testen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Programma ophangen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Zangavond openen
Muziek en teksten bedienen
2 personen
Microfoons beheren
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Pauze aankondigen
Verzoeknummers verwerken
Zangavond afsluiten
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten koelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Techniek demonteren
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Voorraad tellen
Spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
USB-stick
Presentatieklikker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een aparte techniektest van minimaal 30 minuten. Controleer laptop, projector, HDMI-kabels, presentatieklikker, mengpaneel, speakers en microfoons in dezelfde opstelling als op de avond zelf.
Maak de presentatie uiterlijk één dag vooraf definitief. Controleer of alle zangteksten leesbaar zijn en bewaar de presentatie én muziekbestanden op zowel de laptop als een USB-stick.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en markeer allergenen vóór je de hapjes serveert. Zet houdbare voorraad eerder klaar en koel dranken pas op het laatste geschikte moment, zodat de koeling niet onnodig lang openstaat.
Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor openen, ventileren, tafels en stoelen opstellen en de techniektafel inrichten. Plaats speakers en projector voordat gasten binnenkomen, zodat kabels veilig kunnen worden weggewerkt.
Leg voor elke microfoon een reservebatterij klaar en test draadloze microfoons op de plek waar gezongen wordt. Controleer ook of er genoeg verlengkabels en stekkerdozen zijn voor laptop, projector, mengpaneel en speakers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sing-along organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen en de reservering. Plan de technische test en definitieve controle van repertoire en teksten uiterlijk 1 dag voor de sing-along.
Hoeveel liedjes heb ik nodig voor een sing-along van twee uur?: Reken op ongeveer 20 tot 25 liedjes, afhankelijk van de lengte en hoeveel je tussen nummers praat. Zet daarnaast 3 tot 5 reserve-liedjes klaar voor verzoeken of als een nummer sneller voorbijgaat.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een sing-along?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 tot 2 per uur. Houd extra water apart, zeker wanneer er veel wordt meegezongen of de ruimte warm is.
Wanneer moet ik de techniek van een sing-along testen?: Test alle apparatuur minimaal 1 dag vooraf en doe op de locatie nog een korte controle van 30 minuten. Controleer daarbij beeld, geluid, microfoons, batterijen, kabels en de leesbaarheid van de zangteksten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.