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Singalong organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Singalong steht und fällt mit lesbaren Liedtexten, funktionierender Technik und einem reibungslosen Ablauf. Kläre zuerst Termin, Reservierung und Anmeldungen; danach stellst du Repertoire, Präsentation und Verpflegung zusammen. Lade Musikdateien frühzeitig herunter und sichere sie zusätzlich auf einem USB-Stick. Am Veranstaltungstag bleiben Raumaufbau, Tonprobe, Getränke und die Kennzeichnung von Allergenen. Die vollständige Checkliste mit 61 Aufgaben und 38 benötigten Gegenständen findest du direkt auf dieser Seite.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierung bestätigen

  • Musikrepertoire zusammenstellen

    2 Personen

  • Gesangstexte prüfen

    2 Personen

  • Musikdateien herunterladen

  • Musikdateien sichern

  • Präsentation mit Texten erstellen

    2 Personen

  • Technische Präsentation testen

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Allergene kennzeichnen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Techniktisch einrichten

    2 Personen

  • Lautsprecher aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Licht einstellen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    2 Personen

  • Gesangstexte testen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Getränkepunkt einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Programm aufhängen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Liederabend eröffnen

  • Musik und Texte bedienen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

    2 Personen

  • Geschirr abholen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Wunschsongs bearbeiten

  • Singabend abschließen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel wegräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundsachen sammeln

  • Bestände zählen

  • Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 90
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • USB-Stick
  • Präsentationsklicker
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • BatterienAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ScherenAnz. 2

Dekoration

  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • MülleimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • BesensetsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Liedauswahl nicht erst am Veranstaltungstag: Prüfe die Gesangstexte, stelle das Repertoire zusammen und teste die Präsentation mit dem Laptop und Projektor mindestens einen Tag vorher.
  • Sichere die Musikdateien und Präsentation doppelt – zum Beispiel auf dem Laptop und einem USB-Stick. Teste außerdem HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Batterien, bevor die Gäste eintreffen.
  • Baue den Techniktisch zuerst auf und schließe Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone an, bevor Tische und Stühle endgültig stehen. So bleiben Kabelwege sichtbar und werden nicht unter Möbeln eingeklemmt.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und stelle haltbare Vorräte, Snacks sowie Servierschalen bereit. Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und kennzeichne Allergene, bevor das Buffet geöffnet wird.
  • Öffne den Raum früh genug für Lüften, Möbelaufbau und eine Tonprobe. Rechne für Raum, Technik und Getränkeversorgung mindestens 90 Minuten Vorlauf ein, damit kleine Störungen nicht den Start verzögern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Singalong organisieren?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Einladungen, Reservierung und Anmeldungen. Die Liedauswahl, Gesangstexte und Technik solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin prüfen.
Wie viele Lieder braucht man für einen Singalong?
Für eine zweistündige Veranstaltung sind etwa 20 bis 30 Lieder realistisch, abhängig von Länge und Pausen. Bereite zusätzlich 3 bis 5 Ersatzlieder vor, falls die Gruppe schneller durch das Repertoire kommt.
Wann sollte die Technik beim Singalong getestet werden?
Führe einen vollständigen Test mindestens 24 Stunden vorher durch und wiederhole die Tonprobe am Veranstaltungstag. Plane dafür mindestens 30 Minuten ein, einschließlich Mikrofonen, Lautsprechern, Präsentation und Projektor.
Wie viel Getränke braucht man für einen Singalong?
Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 pro Stunde. Kühle die Getränke mindestens 3 Stunden vorher und stelle zusätzlich Wasser bereit.

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