Checklist para organizar un sing-along sin olvidos
Un sing-along necesita algo más que una lista de canciones: hay que coordinar inscripciones, preferencias dietéticas, letras proyectadas y un equipo de sonido que funcione antes de que llegue el público. Empieza por cerrar la reserva y el repertorio, y deja preparada una copia de seguridad de la música y la presentación. El día del evento, reserva tiempo para ventilar el espacio, montar las mesas y probar micrófonos, altavoces y proyector. Esta checklist reúne el plan completo en el orden adecuado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la reserva
Preparar el repertorio musical
2 personas
Revisar las letras de las canciones
2 personas
Descargar archivos de música
Hacer copia de seguridad de los archivos de música
Crear una presentación con textos
2 personas
Probar la presentación técnica
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Marcar alérgenos
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de técnica
2 personas
Colocar los altavoces
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Realizar la prueba de sonido
2 personas
Probar las letras de las canciones
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar el programa
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Abrir la velada de canto
Controlar la música y las letras
2 personas
Gestionar micrófonos
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Anunciar el descanso
Procesar las canciones solicitadas
Cerrar la velada de canto
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar la técnica
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Contar el inventario
Devolver los materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 90
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Memoria USB
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Bateríascant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 50
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Tijerascant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Portanombrescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Papelelerascant. 6
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Sets de escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con al menos 7 días de antelación; así puedes ajustar la compra y marcar los alérgenos en los aperitivos.
- Prepara el repertorio y revisa todas las letras al menos 5 días antes. Guarda los archivos de música en el portátil y en una memoria USB, y prueba la presentación completa.
- Haz una prueba técnica de 30 minutos antes de abrir: conecta mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, altavoces, portátil, proyector y pantalla, y comprueba también HDMI, regletas y alargadores.
- Enfría las bebidas con varias horas de margen y prepara los productos no perecederos el día anterior. Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora.
- Llega 90 minutos antes para ventilar, colocar mesas y sillas, montar la mesa técnica y conectar el equipo. Deja baterías de repuesto y el clic de presentación a mano, no dentro de una caja cerrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un sing-along?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción al menos 7 días antes. Ese margen permite confirmar la reserva, recopilar preferencias dietéticas y calcular comida, bebidas, vasos y sillas.
- ¿Cuánto repertorio preparar para un sing-along de dos horas?
- Prepara entre 20 y 25 canciones, según su duración, y añade 3 o 4 canciones de reserva. Revisa las letras y prueba la presentación completa como mínimo 5 días antes.
- ¿Con cuánta antelación hay que probar el sonido y el proyector?
- Haz una prueba completa el día anterior y repite una comprobación de 30 minutos antes de abrir. Verifica micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, portátil, proyector y copias de los archivos.
- ¿Cuándo preparar la comida y enfriar las bebidas?
- Compra los ingredientes entre 1 y 2 días antes y deja listos los productos no perecederos la víspera. Enfría las bebidas varias horas antes y prepara los aperitivos el mismo día, marcando los alérgenos antes de servir.
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