Checklist pour organiser un chant collectif

Un chant collectif se prépare comme une petite production : les participants, le répertoire et la technique doivent être prêts avant l’ouverture des portes. Commencez par recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires, puis verrouillez les chansons, les paroles et les fichiers musicaux. Prévoyez ensuite un test complet avec ordinateur, projecteur, microphones et haut-parleurs. Le jour même, comptez au moins 60 à 90 minutes pour aérer la salle, installer les tables et chaises, brancher le matériel et refroidir les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la réservation
Constituer le répertoire musical
2 personnes
Vérifier les paroles
2 personnes
Télécharger les fichiers musicaux
Sauvegarder les fichiers musicaux
Créer la présentation avec les textes
2 personnes
Tester la présentation techniquement
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Établir la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Signaler les allergènes
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table technique
2 personnes
Installer les haut-parleurs
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
2 personnes
Tester les paroles
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Afficher le programme
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Ouvrir la soirée chant
Gérer la musique et les paroles
2 personnes
Gérer les micros
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Annoncer la pause
Traiter les numéros demandés
Clore la soirée chantante
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l'équipement technique
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Compter le stock
Retourner les articles
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 90
Portantsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Clé USB
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pilesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 2

Décoration

Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Porte-nomsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Sets de balaiqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le chant collectif. Vous connaîtrez ainsi le nombre de chaises, de gobelets et de portions à prévoir, tout en recueillant les allergies et régimes alimentaires.
Terminez le répertoire musical 5 à 7 jours à l’avance. Vérifiez chaque texte, téléchargez les fichiers nécessaires et conservez une copie sur une clé USB en plus de l’ordinateur portable.
Faites un test technique complet au moins 24 heures avant : présentation, projecteur, écran, câbles HDMI, microphones sans fil, table de mixage et haut-parleurs. Testez aussi les rallonges, multiprises et piles de secours.
Prévoyez une vraie marge pour l’installation : 60 minutes si le matériel est déjà sur place, plutôt 90 minutes s’il faut installer la table technique, les pieds de micro et les enceintes. Gardez les câbles hors des passages.
Mettez les boissons au frais dès l’arrivée et préparez les en-cas avant l’accueil. Placez les allergènes à part et identifiez-les clairement ; les thermos, machines à café, bouilloires et plateaux de service doivent être accessibles sans gêner les chanteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un chant collectif ?: Prévoyez 7 à 14 jours pour les invitations, les inscriptions et le répertoire. Le jour même, bloquez 60 à 90 minutes pour la salle et les tests techniques, puis 15 à 20 minutes pour l’accueil.
Quand envoyer les invitations pour un chant collectif ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer la réservation, les places assises, les boissons et les besoins alimentaires.
Comment tester le matériel d’un chant collectif ?: Faites un essai au moins 24 heures avant avec la présentation complète, les textes, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les microphones et les haut-parleurs. Gardez une copie des fichiers sur une clé USB et prévoyez des piles de rechange.
Que prévoir à boire et à manger pour un chant collectif ?: Calculez les quantités à partir du nombre confirmé de participants et ajoutez environ 10 % de marge. Préparez les en-cas le jour même, refroidissez les boissons avant l’arrivée et signalez séparément chaque allergène.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.