Checklist voor een showroom open dag organiseren
Een showroom open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen producten netjes neerzetten. Leg eerst datum, openingstijden en bezoekersregistratie vast; regel daarna catering, demonstraties en presentatiemateriaal. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen en de weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, werkende techniek en een logische route langs de demonstratiepunten. Gebruik de checklist om niets te laat te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
Uitnodigingstekst schrijven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen wekelijks bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Demonstraties inplannen
2 personen
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Bezoekerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Showroom schoonmaken
3 personen
Producten stofvrij maken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Demonstratiepunten inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
bewegwijzering plaatsen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Muziek instellen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Rondleidingen verzorgen
3 personen
Producten demonstreren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels opruimen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Showroom opruimen
4 personen
Showroom schoonmaken
3 personen
Materialen terugplaatsen
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangstbalie
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Drinkglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Serveerschalenaantal 10
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelkastenaantal 2
- Laptop
- Tablet voor registratie
- Beeldscherm
- Draagbare speaker
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 100
- Informatiebordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 6
- Folderhoudersaantal 8
Keuken
- Kannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
- Opslagbakkenaantal 8
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilmopaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur uitnodigingen uiterlijk drie weken vooraf en werk de aanmeldingen daarna wekelijks bij. Zo kun je catering, naamkaartjes en de bezoekerslijst tijdig aanpassen.
- Plan demonstraties in blokken van 20 tot 30 minuten en test laptop, beeldscherm, draagbare speaker, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag eerder.
- Maak de showroom uiterlijk de dag ervoor schoon en stofvrij. Zet tafels, stoelen, kledingrekken en demonstratiepunten zo neer dat bezoekers de ontvangstbalie direct zien.
- Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per bezoeker en koel dranken minimaal vier uur vooraf. Zet koffiezetapparaten en waterkokers niet pas tijdens de opening klaar.
- Plaats pijlborden en informatieborden op ooghoogte bij de ingang en op elke kruising. Leg naamkaartjes, folders en de tablet voor registratie bij de ontvangstbalie klaar voordat de eerste bezoeker arriveert.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een showroom open dag versturen?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur drie tot vier weken voor de open dag. Sluit de aanmeldingen niet eerder dan drie dagen vooraf, zodat je de bezoekerslijst en catering nog kunt bijwerken.
- Hoeveel catering heb ik nodig voor een showroom open dag?
- Reken per bezoeker op twee tot drie drankjes in het eerste uur en ongeveer drie tot vijf hapjes. Tel geregistreerde bezoekers uiterlijk twee dagen vooraf opnieuw en houd circa 10 procent extra aan voor onverwachte inloop.
- Hoe laat moet ik de showroom open dag opbouwen?
- Begin minimaal vier uur voor opening met tafels, stoelen, buffettafels en de ontvangstbalie. Reserveer daarnaast minstens één uur voor het testen van techniek, het plaatsen van bewegwijzering en het klaarzetten van catering.
- Wat moet ik op de dag zelf controleren voor een showroom open dag?
- Controleer twee uur voor opening de bezoekerslijst, naamkaartjes, dieetwensen, koelingen, demonstratiematerialen en de route door de showroom. Test de demonstraties en muziek nogmaals en controleer of alle verlengkabels veilig liggen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!