Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en el showroom
Una jornada de puertas abiertas necesita más preparación que una simple visita al showroom. Empieza por fijar la fecha, el horario y el sistema de inscripción; después coordina el catering, las demostraciones y el material de presentación. Durante la última semana conviene actualizar el número de visitantes y revisar sus preferencias dietéticas. El día anterior, deja listas las bebidas, la recepción y la señalización para dedicar la última hora a probar la técnica y ordenar la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el horario
Escribir el texto de invitación
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Actualizar las inscripciones semanalmente
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Programar demostraciones
2 personas
Reunir material de presentación
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir la lista de visitantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recoger la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Limpiar la sala de exposición
3 personas
Quitar el polvo a los productos
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar los puntos de demostración
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Configurar la música
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Realizar las visitas guiadas
3 personas
Demostrar productos
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet y las mesas
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Ordenar la sala de exposición
4 personas
Limpiar la sala de exposición
3 personas
Volver a colocar los materiales
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 3
- Mostrador de recepción
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Portátil
- Tablet para el registro
- Pantalla
- Altavoz portátil
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Paneles informativoscant. 8
- Carteles direccionalescant. 6
- Portafolletoscant. 8
Cocina
- Jarrascant. 6
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 8
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y actualiza la lista de inscripciones una vez por semana. Así sabrás cuántas sillas, tarjetas de nombre y raciones necesitas.
- Cierra el catering 7 días antes y registra las preferencias dietéticas junto con cada inscripción. Calcula las bebidas y los aperitivos según el número confirmado, no según una estimación inicial.
- Programa las demostraciones en bloques de 20 a 30 minutos y deja 10 minutos entre ellas. Ese margen permite cambiar de grupo y resolver pequeños problemas sin retrasar toda la jornada.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, pantalla, altavoz, cables alargadores, regletas y puntos de demostración. Probar solo la presentación no garantiza que funcione el sonido o la conexión.
- Monta la recepción, el buffet y la señalización al menos 2 horas antes de abrir. Coloca primero los carteles direccionales y el registro; después prepara café, bebidas, aperitivos y los materiales de presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo organizar una jornada de puertas abiertas en un showroom?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, redactar la invitación y abrir las inscripciones. Reserva el catering y programa las demostraciones durante la segunda semana, y deja el montaje final para el día anterior.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas al menos 3 semanas antes del evento. Revisa las inscripciones semanalmente y manda un recordatorio entre 3 y 5 días antes con el horario, la dirección y cualquier indicación de acceso.
- ¿Cuándo debo reservar el catering para el showroom?
- Reserva el catering unos 7 días antes, cuando ya tengas una cifra bastante fiable de visitantes. Confirma el número final y las preferencias dietéticas entre 48 y 72 horas antes.
- ¿Cuánto antes se prepara el showroom el día del evento?
- Reserva como mínimo 2 horas para colocar mesas, sillas, recepción, buffet, demostraciones y señalización. Haz la prueba técnica el día anterior y deja los últimos 30 minutos para bebidas, aperitivos y una revisión rápida de la sala.
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