Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de showroom

Une journée portes ouvertes réussie repose surtout sur un accueil fluide et une préparation visible dès l’entrée. Fixez d’abord les horaires, puis gérez les invitations et les inscriptions chaque semaine. Les démonstrations, le catering et le matériel technique doivent être coordonnés avant l’installation du showroom. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les badges, la signalisation, les boissons fraîches ou les besoins alimentaires des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Rédiger le texte d’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Mettre à jour les inscriptions chaque semaine
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Planifier les démonstrations
2 personnes
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Nettoyer le showroom
3 personnes
Dépoussiérer les produits
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager les points de démonstration
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Régler la musique
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Assurer les visites guidées
3 personnes
Présenter les produits
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger le buffet et les tables
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger le showroom
4 personnes
Nettoyer le showroom
3 personnes
Remettre le matériel en place
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Accueil
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Ordinateur portable
Tablette pour l’enregistrement
Écran
Enceinte portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 6
Présentoirs à brochuresqté 8

Cuisine

Carafesqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 3
Bacs de rangementqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant d’envoyer l’invitation. Prévoyez une période d’inscription suffisamment longue pour mettre à jour la liste des visiteurs chaque semaine et anticiper les besoins alimentaires.
Planifiez les démonstrations avec un horaire précis plutôt qu’en continu. Testez l’ordinateur portable, l’écran, l’enceinte et les rallonges au moins la veille, puis gardez quelques minutes entre deux présentations.
Aménagez l’accueil avant le buffet : tablette d’enregistrement, badges nominatifs et liste imprimée doivent être regroupés au même endroit. Préparez aussi les panneaux indicateurs pour que les visiteurs trouvent facilement les démonstrations.
Ne gardez pas le nettoyage du showroom pour la dernière minute. Dépoussiérez les produits, installez les tables et les présentoirs, puis vérifiez l’éclairage et la signalisation avant l’arrivée du catering.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et comptez les tasses, verres, assiettes et couverts selon le nombre d’inscrits. Vérifiez les prévisions météo la veille si une partie de l’accueil ou de la signalisation dépend de l’extérieur.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes de showroom ?: Envoyez-les dès que la date et les horaires d’ouverture sont fixés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Actualisez ensuite les inscriptions chaque semaine afin d’ajuster le catering et le nombre de badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un showroom avant l’ouverture ?: Prévoyez au moins 3 heures pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet, les points de démonstration et la signalisation. Faites le test technique avant l’arrivée des visiteurs, avec une marge d’environ 30 minutes.
Quand réserver le catering pour une journée portes ouvertes ?: Réservez-le dès que vous avez une première estimation du nombre de visiteurs, généralement 2 à 3 semaines avant la date. Confirmez les quantités et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Vérifiez la liste des visiteurs, les badges, les panneaux, le matériel de présentation et les prévisions météo. Refroidissez les boissons, contrôlez les rallonges et multiprises, puis préparez les en-cas pour éviter les courses le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.