Zo organiseer je een seizoensconcert

Een seizoensconcert organiseren begint niet met stoelen klaarzetten, maar met datum, locatie, artiesten en programma. Leg daarna muziekrechten, techniek en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen centraal, zodat je bezoekerslijst en catering op tijd kloppen. In de laatste week werk je het draaiboek uit, deel je medewerkers in en controleer je route, parkeren en weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Artiesten vastleggen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Muziekrechten controleren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering reserveren
9
Techniek reserveren
10
Artiesteninformatie verzamelen
11
Draaiboek uitwerken
2 personen
12
Medewerkers indelen
2 personen
13
Vrijwilligers instrueren
2 personen
14
Bezoekerslijst afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
16
Plattegrond ophangen
17
Route en parkeren controleren
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Servies sorteren
2 personen
23
Cateringtafels voorbereiden
2 personen
24
Decoratie klaarleggen
2 personen
25
Techniek controleren
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimte ventileren
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Entreebalie opbouwen
2 personen
30
Garderobe inrichten
2 personen
31
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
32
Dranken klaarzetten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Verlichting plaatsen
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Instrumenten klaarzetten
3 personen
38
Artiesten ontvangen
2 personen
39
Soundcheck uitvoeren
4 personen
40
Toiletten controleren

Event

41
Entree bemannen
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
2 personen
43
Aperitief serveren
3 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Pauze aankondigen
49
Buffet aanvullen
3 personen
50
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
51
Warme drank serveren
2 personen
52
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
53
Derde concertblok begeleiden
3 personen
54
Publieksvragen begeleiden
55
Slotconcert begeleiden
3 personen
56
Afscheidswoord verzorgen
57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

59
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval inzamelen
3 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Apparatuur inpakken
3 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 10
Statafelsaantal 6
Entreebalie
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Artiestentafel

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Theelepelsaantal 80

Decoratie

Bloemstukkenaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Servettenaantal 250
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Ballonnenaantal 80
Afzetlintaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 8
Laptop
Reservebatterijenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Noodlampenaantal 2

Catering

Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koelkrattenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Etikettenaantal 40
Boodschappen

Tips

Bevestig datum, locatie en artiesten eerst. Plan het programma pas definitief nadat je weet welke bezetting, techniek en speelduur beschikbaar zijn.
Controleer muziekrechten voordat je het programma publiceert. Noteer per onderdeel wie de muziek uitvoert of gebruikt en regel ontbrekende toestemming uiterlijk enkele weken vooraf.
Sluit aanmeldingen niet pas op de concertdag. Zet een einddatum 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je dieetwensen, bezoekerslijst, naambadges en cateringhoeveelheden nog kunt verwerken.
Maak het draaiboek op tijd met tijden voor opbouw, soundcheck, ontvangst, pauze en afbouw. Geef medewerkers en vrijwilligers minimaal 3 dagen vooraf hun taak, contactpersoon en verzamelpunt.
Test techniek vóór de zaal opengaat: luidsprekers, mengpaneel, microfoons, statieven en muziekstandaards. Houd minstens 60 minuten voor de eerste bezoekers vrij voor controle en onverwachte aanpassingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een seizoensconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Regel muziekrechten, techniek en catering uiterlijk 4 weken voor het concert.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een seizoensconcert?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor het concert, zodat je bezoekerslijst en catering kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een seizoensconcert?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor stoelen, tafels, entree, catering en decoratie. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor techniekcontrole en soundcheck.
Wanneer maak je het draaiboek voor een seizoensconcert?: Maak een eerste versie ongeveer 3 weken vooraf en werk die 5 tot 7 dagen voor het concert definitief uit. Deel de laatste versie uiterlijk 3 dagen vooraf met medewerkers, vrijwilligers en artiesten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.