Cómo organizar un concierto de temporada sin imprevistos
Organizar un concierto de temporada exige coordinar artistas, programa, público, técnica y catering en un orden claro. Empieza cerrando la fecha y el lugar; después confirma a los artistas y comprueba los derechos de música antes de enviar invitaciones. En las semanas previas tendrás que gestionar inscripciones, preferencias dietéticas, personal y voluntarios. El día del concierto, la lista de visitantes, las acreditaciones, el montaje técnico y las bebidas frías deben estar preparados antes de que llegue el primer invitado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Confirmar a los artistas
- 3
Elaborar el programa
2 personas
- 4
Comprobar los derechos de música
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Reservar el catering
- 9
Reservar técnica
- 10
Recopilar información de los artistas
- 11
Desarrollar el programa
2 personas
- 12
Asignar al personal
2 personas
- 13
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 14
Imprimir la lista de visitantes
- 15
Preparar acreditaciones
- 16
Colgar el plano
- 17
Comprobar la ruta y el aparcamiento
- 18
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Clasificar la vajilla
2 personas
- 23
Preparar las mesas de catering
2 personas
- 24
Preparar la decoración
2 personas
- 25
Comprobar la técnica
2 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Ventilar el espacio
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 30
Montar el guardarropa
2 personas
- 31
Montar el bufé de catering
3 personas
- 32
Preparar las bebidas
2 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Instalar la iluminación
2 personas
- 35
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 36
Probar los micrófonos
2 personas
- 37
Preparar los instrumentos
3 personas
- 38
Recibir a los artistas
2 personas
- 39
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 40
Comprobar los baños
Evento
- 41
Atender la entrada
2 personas
- 42
Recibir a los visitantes
2 personas
- 43
Servir el aperitivo
3 personas
- 44
Dar el discurso de apertura
- 45
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Anunciar el descanso
- 49
Reponer el bufé
3 personas
- 50
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
- 51
Servir bebida caliente
2 personas
- 52
Servir la comida de los artistas
2 personas
- 53
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
- 54
Gestionar las preguntas del público
- 55
Coordinar el concierto de clausura
3 personas
- 56
Dar el discurso de despedida
- 57
Despedir a los visitantes
3 personas
- 58
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 59
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 60
Recoger la vajilla
3 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 63
Retirar la decoración
3 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Empacar el equipo
3 personas
- 67
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 10
- Mesas altascant. 6
- Mostrador de entrada
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa para artistas
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharillascant. 80
Decoración
- Arreglos floralescant. 10
- Mantelescant. 10
- Servilletascant. 250
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Globoscant. 80
- Cinta de balizamientocant. 2
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Atrilescant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cables de instrumentoscant. 8
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Lámparas de emergenciacant. 2
Catering
- Termoscant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Cubiterascant. 4
- Cajas isotérmicascant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Etiquetascant. 40
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el lugar y los artistas. No publiques las invitaciones hasta tener confirmado el programa básico y haber comprobado los derechos de música.
- Recopila las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas al catering con tiempo. Reserva también una mesa específica para artistas, porque sus necesidades suelen quedar fuera del cálculo general.
- Programa una prueba técnica antes de abrir las puertas: comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes y atriles en el espacio real, no solo en una lista.
- Asigna funciones concretas al personal y da instrucciones a los voluntarios antes del día del concierto. La entrada necesita al menos una persona para la lista de visitantes y otra para las acreditaciones cuando coinciden varias llegadas.
- Planifica el montaje por zonas: entrada, guardarropa, escenario y catering. Enfría las bebidas con antelación, prepara la vajilla y coloca el plano y el cartel de bienvenida antes de recibir al público; si el evento es al aire libre, revisa la previsión meteorológica y la ruta de aparcamiento el mismo día.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de temporada?
- Empieza al menos 8 semanas antes para asegurar fecha, ubicación, artistas, técnica y catering. Deja la última semana para confirmar inscripciones, preferencias dietéticas, personal y previsión meteorológica.
- ¿Cuándo hay que comprobar los derechos de música de un concierto?
- Compruébalos antes de enviar las invitaciones y, como mínimo, 6 semanas antes del concierto. Si el programa cambia, vuelve a revisar los derechos antes de imprimirlo.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?
- Haz la prueba técnica el mismo día, al menos 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba cada micrófono, altavoz, soporte y atril con el programa previsto.
- ¿Cuántas bebidas hay que preparar para un concierto?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva del 10 %. Enfríalas el día anterior y deja una parte accesible para artistas y personal.
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