Organiser un concert de saison sans rien laisser au dernier moment
Un concert de saison se prépare dans un ordre précis : confirmer la date et le lieu, réserver les artistes, puis verrouiller le programme, les droits musicaux et la technique. Les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être suivis assez tôt pour dimensionner l’accueil et le catering. À l’approche du jour J, concentrez-vous sur le déroulé, les rôles de l’équipe, la signalétique et les essais techniques. Ce sont souvent les détails pratiques — stationnement, badges, boissons fraîches ou météo — qui prennent du retard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Réserver les artistes
- 3
Établir le programme
2 personnes
- 4
Vérifier les droits musicaux
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Réserver le catering
- 9
Réserver la technique
- 10
Rassembler les informations sur les artistes
- 11
Élaborer le déroulé
2 personnes
- 12
Répartir le personnel
2 personnes
- 13
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 14
Imprimer la liste des visiteurs
- 15
Préparer les badges nominatifs
- 16
Accrocher le plan
- 17
Vérifier le parcours et le stationnement
- 18
Vérifier les prévisions météo
- 19
Faire les courses
3 personnes
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
- 21
Préparer les en-cas
3 personnes
- 22
Trier la vaisselle
2 personnes
- 23
Préparer les tables de catering
2 personnes
- 24
Préparer la décoration
2 personnes
- 25
Vérifier la technique
2 personnes
- 26
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 27
Aérer la salle
- 28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 29
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
- 30
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 31
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 32
Préparer les boissons
2 personnes
- 33
Suspendre la décoration
3 personnes
- 34
Installer l’éclairage
2 personnes
- 35
Raccorder la sonorisation
3 personnes
- 36
Tester les microphones
2 personnes
- 37
Installer les instruments
3 personnes
- 38
Accueillir les artistes
2 personnes
- 39
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
- 40
Vérifier les toilettes
Événement
- 41
Tenir l'entrée
2 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 43
Servir l'apéritif
3 personnes
- 44
Faire le discours d’ouverture
- 45
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Annoncer la pause
- 49
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 50
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
- 51
Servir des boissons chaudes
2 personnes
- 52
Servir le repas des artistes
2 personnes
- 53
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
- 54
Animer les questions du public
- 55
Accompagner le concert de clôture
3 personnes
- 56
Prononcer le mot de clôture
- 57
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
- 58
Rassembler les objets trouvés
Suivi
- 59
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
- 60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 61
Collecter les déchets
3 personnes
- 62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 63
Retirer la décoration
3 personnes
- 64
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 65
Faire la vaisselle
3 personnes
- 66
Emballer le matériel
3 personnes
- 67
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 110
- Tablesqté 10
- Tables hautesqté 6
- Bureau d’accueil
- Portantsqté 3
- Cintresqté 120
- Tables de buffetqté 4
- Table des artistes
Vaisselle
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Assiettes à dessertqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillères à caféqté 80
Décoration
- Compositions floralesqté 10
- Nappesqté 10
- Serviettesqté 250
- Panneau d’accueil
- Pupitres de programmeqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Ballonsqté 80
- Ruban de balisageqté 2
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Pieds de haut-parleurqté 2
- Pieds de microqté 8
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles d'instrumentsqté 8
- Ordinateur portable
- Piles de rechangeqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 8
- Planches à découperqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Lampes de secoursqté 2
Catering
- Thermosqté 6
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Bacs à glaçonsqté 4
- Caisses réfrigéréesqté 6
- Pinces de serviceqté 8
- Étiquettesqté 40
- Courses
Conseils
- Commencez par la date et le lieu, puis réservez les artistes avant de publier les invitations. Gardez une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le programme et les droits musicaux.
- Fixez une date limite d’inscription, idéalement 10 à 14 jours avant le concert. Utilisez ensuite le nombre de visiteurs pour prévoir les chaises, les tables, les verres et les quantités du catering.
- Réservez la technique dès que le programme est stabilisé. Demandez la configuration des haut-parleurs, de la table de mixage, des microphones et des pieds au moins 2 semaines avant la représentation.
- Préparez le parcours des visiteurs avant le jour J : accueil, vestiaire, salle, stationnement et sortie doivent être lisibles. Accrochez le plan et le panneau d’accueil avant l’arrivée du public, pas pendant l’ouverture des portes.
- Planifiez une répétition générale avec les artistes et l’équipe le jour même, au moins 2 heures avant le début. Refroidissez les boissons, installez les tables de catering et vérifiez la technique avant de lancer l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de saison ?
- Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour un concert avec artistes invités, catering et matériel technique. Commencez plus tôt si la date dépend de disponibilités artistiques ou d’autorisations musicales.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert ?
- Envoyez-les environ 4 semaines avant le concert et fixez une clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la liste des visiteurs.
- Quand réserver la sonorisation d’un concert ?
- Réservez la technique dès que le programme et le nombre d’artistes sont confirmés, idéalement 2 à 4 semaines avant. Prévoyez ensuite un contrôle complet et un essai des microphones au moins 2 heures avant le début.
- Que préparer le jour d’un concert de saison ?
- Arrivez au moins 3 heures avant l’accueil du public pour installer les chaises, les tables, la signalétique, le catering et les badges. Gardez les 2 dernières heures pour la répétition, la vérification technique et le briefing des bénévoles.
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