Ein Saisonkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Saisonkonzert greifen Programm, Künstlerbetreuung, Technik und Empfang ineinander. Beginne deshalb nicht mit der Dekoration, sondern bestätige zuerst Termin und Ort, lege die Mitwirkenden fest und kläre die Musikrechte. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering und Technik. In den letzten Tagen brauchst du vor allem einen belastbaren Ablaufplan: Wer öffnet den Saal, wer betreut die Künstler, wer prüft Mikrofone und Lautsprecher und wer kümmert sich um Einlass und Getränke?
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Künstler festlegen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Musikrechte prüfen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Catering reservieren
- 9
Technik reservieren
- 10
Künstlerinformationen sammeln
- 11
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 12
Mitarbeitende einteilen
2 Personen
- 13
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 14
Besucherliste ausdrucken
- 15
Namensschilder vorbereiten
- 16
Lageplan aufhängen
- 17
Route und Parken überprüfen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Geschirr sortieren
2 Personen
- 23
Cateringtische vorbereiten
2 Personen
- 24
Dekoration bereitlegen
2 Personen
- 25
Technik prüfen
2 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Raum lüften
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 30
Garderobe einrichten
2 Personen
- 31
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 32
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 35
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 36
Mikrofone testen
2 Personen
- 37
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 38
Künstler empfangen
2 Personen
- 39
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 40
Toiletten kontrollieren
Event
- 41
Eingang besetzen
2 Personen
- 42
Besucher empfangen
2 Personen
- 43
Aperitif servieren
3 Personen
- 44
Eröffnungsrede halten
- 45
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Pause ankündigen
- 49
Buffet auffüllen
3 Personen
- 50
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 51
Heiße Getränke servieren
2 Personen
- 52
Künstlermahlzeit servieren
2 Personen
- 53
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 54
Publikumsfragen betreuen
- 55
Abschlusskonzert begleiten
3 Personen
- 56
Abschiedsrede halten
- 57
Besucher verabschieden
3 Personen
- 58
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 59
Anlage ausschalten
2 Personen
- 60
Geschirr sammeln
3 Personen
- 61
Müll einsammeln
3 Personen
- 62
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Geräte einpacken
3 Personen
- 67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- TischeAnz. 10
- StehtischeAnz. 6
- Eingangsbereich
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 120
- BuffetischeAnz. 4
- Künstlertisch
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- TeelöffelAnz. 80
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 10
- TischdeckenAnz. 10
- ServiettenAnz. 250
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 4
- LichterkettenAnz. 6
- BallonsAnz. 80
- AbsperrbandAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherstativeAnz. 2
- NotenständerAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- InstrumentenkabelAnz. 8
- Laptop
- ErsatzbatterienAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- NotlampenAnz. 2
Catering
- ThermoskannenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- KühlkistenAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
- EtikettenAnz. 40
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Künstler früh fest und sammle anschließend alle Künstlerinformationen an einer Stelle. So kannst du den Ablaufplan rechtzeitig erstellen und offene Technik- oder Betreuungsfragen spätestens einige Tage vor dem Konzert klären.
- Verschicke die Einladungen nicht erst kurz vor dem Termin. Plane mindestens 3 Wochen für Rückmeldungen ein und erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering die passende Menge und Auswahl vorbereiten kann.
- Prüfe Musikrechte und Technik getrennt voneinander. Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer und Notenständer früh und führe spätestens am Vortag einen vollständigen Techniktest durch.
- Plane den Einlass praktisch: Besucherliste, Namensschilder, Willkommensschild, Garderobenständer und Kleiderbügel müssen vor Öffnung bereitliegen. Hänge außerdem Lageplan und Programmständer so auf, dass Gäste sie sofort sehen.
- Kühle die Getränke erst, wenn die Mengen aus den Anmeldungen feststehen, und sortiere Geschirr, Tischdecken und Servietten am Vortag. Teile für den Konzerttag feste Zuständigkeiten ein, damit Empfang, Künstlerbetreuung, Catering und Technik nicht an einer Person hängen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Saisonkonzert organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Künstlern. Musikrechte, Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Konzert geklärt oder verschickt sein.
- Wie sieht der Ablauf bei einem Saisonkonzert aus?
- Ein sinnvoller Ablauf ist: Aufbau und Technikprüfung, Einweisung der Mitarbeitenden, Einlass und Garderobe, Konzertprogramm, anschließend Getränke und Snacks. Setze für Aufbau und Technik mindestens 2 Stunden vor dem Einlass an.
- Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einem Konzert?
- Plane mindestens 60 Minuten für Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Notenständer ein. Bei mehreren Künstlern oder wechselnden Mikrofonen sind 90 Minuten realistischer, damit Ton und Aufstellung ohne Zeitdruck geprüft werden können.
- Wann sollte man die Gäste für ein Saisonkonzert einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. So bleiben noch rund 2 Wochen für Gästeliste, Namensschilder, Catering und Sitzordnung.
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