Checklist voor een goed georganiseerd seizoensconcert

Een seizoensconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en stoelen regelen. Je stemt datum, locatie, programma, muziekrechten, techniek en catering op elkaar af en houdt bij wie zich heeft aangemeld. Begin met de basis en werk daarna toe naar een draaiboek voor de concertdag. Let vooral op zaken die snel blijven liggen: dieetwensen, route-informatie, garderobe, artiesteninformatie en een laatste controle van microfoons, luidsprekers en mengpaneel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Artiesten vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Muziekrechten controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Artiesteninformatie verzamelen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Medewerkers indelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
Plattegrond ophangen
Route en parkeren controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies sorteren
2 personen
Cateringtafels voorbereiden
2 personen
Decoratie klaarleggen
2 personen
Techniek controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Toiletten controleren

Event

Entree bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Aperitief serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
3 personen
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
Warme drank serveren
2 personen
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
Derde concertblok begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
Slotconcert begeleiden
3 personen
Afscheidswoord verzorgen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 10
Statafelsaantal 6
Entreebalie
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Artiestentafel

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Theelepelsaantal 80

Decoratie

Bloemstukkenaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Servettenaantal 250
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Ballonnenaantal 80
Afzetlintaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 8
Laptop
Reservebatterijenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Noodlampenaantal 2

Catering

Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koelkrattenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Etikettenaantal 40
Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en bevestig daarna pas artiesten, catering en techniek. Zo voorkom je dat het programma verandert omdat een ruimte of leverancier niet beschikbaar is.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk enkele dagen voor het concert door aan de cateraar. Houd daarnaast aparte tafelruimte vrij voor water, koffie en hapjes.
Maak voor medewerkers een draaiboek met tijden voor opbouw, soundcheck, ontvangst, pauze en afsluiting. Zet er ook bij wie de entreebalie, garderobe, cateringtafels en artiestenbegeleiding bemant.
Controleer de techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook in de ruimte: test microfoons, luidsprekers, statieven en het mengpaneel vóór bezoekers binnenkomen. Leg muziekstandaards en programmastandaards alvast op hun plaats.
Plan op de concertdag een laatste ronde langs entree, stoelen, plattegrond, parkeren, garderobe en bewegwijzering. Controleer bij een buitenlocatie bovendien de weersverwachting en bepaal vooraf wanneer je de opstelling aanpast.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een seizoensconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Reserveer techniek en catering zodra het programma grotendeels vaststaat, meestal 4 tot 6 weken voor het concert.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een seizoensconcert?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert op, zodat bezoekerslijst, catering en naambadges op tijd klaar zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een seizoensconcert?: Reken minimaal 3 uur voor stoelen, tafels, entree, catering, decoratie en techniek. Plan daarna minstens 30 minuten voor een volledige soundcheck en een korte briefing van medewerkers en vrijwilligers.
Wat moet ik op de dag van het seizoensconcert als laatste controleren?: Doe 60 tot 90 minuten voor de ontvangst een ronde langs techniek, bezoekerslijst, garderobe, bewegwijzering, dranken en catering. Controleer ook of programma's, naambadges, glazen en servetten op de juiste plek liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.