Saisonkonzert organisieren: Die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Termin und Ort zuerst und lege danach Künstler und Programm fest. Prüfe die Musikrechte frühzeitig, damit Genehmigungen nicht kurz vor dem Konzert fehlen.
• Verschicke die Einladungen mit einer klaren Rückmeldefrist. Erfasse neben Zusagen auch Ernährungswünsche und drucke die Besucherliste erst nach Ablauf dieser Frist aus.
• Reserviere Catering und Technik nicht erst in der letzten Woche. Plane für den Einlass außerdem Eingangsbereich, Garderobe, Namensschilder und einen gut sichtbaren Lageplan ein.
• Erstelle spätestens einige Tage vorher einen Ablaufplan mit Zuständigkeiten. Weise Freiwillige ein und sammle Künstlerinformationen, damit Aufbau, Begrüßung und Umbauten nicht an einer Person hängen bleiben.
• Prüfe am Veranstaltungstag Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer und Notenständer gemeinsam. Kühle Getränke rechtzeitig und sortiere Geschirr, Servietten und Tischdecken, bevor das Catering eintrifft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Saisonkonzert planen?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Künstlern und Programm. Musikrechte, Catering und Technik sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert geprüft oder reserviert sein.

Wann verschickt man die Einladungen für ein Saisonkonzert?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist ungefähr 10 bis 14 Tage vor dem Konzert, damit Catering, Sitzplätze und Besucherliste angepasst werden können.

Wann sollte die Technik für ein Saisonkonzert getestet werden?

Reserviere die Technik mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und führe den vollständigen Test am Veranstaltungstag vor dem Einlass durch. Rechne dafür mindestens 60 Minuten ein, einschließlich Mikrofonen, Mischpult und Lautsprecherstativen.

Wie viele Helfer braucht ein Saisonkonzert?

Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für Garderobe und Besucherfragen sowie eine für Technik und Ablauf ein. Bei mehr als 50 Gästen sind 4 bis 6 eingewiesene Helfer meist praktikabler, besonders wenn Catering und Umbauten dazukommen.

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