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Organiser un concert de saison sans rien oublier

Un concert de saison demande de coordonner les artistes, le lieu, les inscriptions et la technique bien avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la confirmation de la date jusqu’à l’accueil des visiteurs. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, badges, stationnement, matériel de scène et répartition des bénévoles. Gardez le déroulé à portée de main pour vérifier chaque étape le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Réserver les artistes

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Vérifier les droits musicaux

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver le catering

  • Réserver la technique

  • Rassembler les informations sur les artistes

  • Élaborer le déroulé

    2 personnes

  • Répartir le personnel

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer la liste des visiteurs

  • Préparer les badges nominatifs

  • Accrocher le plan

  • Vérifier le parcours et le stationnement

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Trier la vaisselle

    2 personnes

  • Préparer les tables de catering

    2 personnes

  • Préparer la décoration

    2 personnes

  • Vérifier la technique

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Aérer la salle

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer les boissons

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer l’éclairage

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    3 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Installer les instruments

    3 personnes

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Effectuer les réglages sonores

    4 personnes

  • Vérifier les toilettes

Événement

  • Tenir l'entrée

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Servir l'apéritif

    3 personnes

  • Faire le discours d’ouverture

  • Encadrer le premier bloc de concert

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Annoncer la pause

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Encadrer le deuxième bloc de concert

    3 personnes

  • Servir des boissons chaudes

    2 personnes

  • Servir le repas des artistes

    2 personnes

  • Accompagner le troisième bloc de concert

    3 personnes

  • Animer les questions du public

  • Accompagner le concert de clôture

    3 personnes

  • Prononcer le mot de clôture

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

Suivi

  • Éteindre l'installation sonore

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Collecter les déchets

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Emballer le matériel

    3 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 110
  • Tablesqté 10
  • Tables hautesqté 6
  • Bureau d’accueil
  • Portantsqté 3
  • Cintresqté 120
  • Tables de buffetqté 4
  • Table des artistes

Vaisselle

  • Verres à eauqté 120
  • Verres à vinqté 120
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 120
  • Assiettes à dessertqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Cuillères à caféqté 80

Décoration

  • Compositions floralesqté 10
  • Nappesqté 10
  • Serviettesqté 250
  • Panneau d’accueil
  • Pupitres de programmeqté 4
  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Ballonsqté 80
  • Ruban de balisageqté 2

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphonesqté 4
  • Pieds de microqté 4
  • Pieds de haut-parleurqté 2
  • Pieds de microqté 8
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Boîtiers DIqté 4
  • Câbles d'instrumentsqté 8
  • Ordinateur portable
  • Piles de rechangeqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Louchesqté 8
  • Planches à découperqté 3

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Sets de balaiqté 2
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 4
  • Lampes de secoursqté 2

Catering

  • Thermosqté 6
  • Distributeurs de boissonsqté 3
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Caisses réfrigéréesqté 6
  • Pinces de serviceqté 8
  • Étiquettesqté 40
  • Courses

Conseils

  • Confirmez la date et le lieu avant de lancer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
  • Réservez les artistes et la technique dès que le programme est fixé. Demandez les informations utiles sur chaque artiste afin de préparer correctement l’accueil, les pupitres et les microphones.
  • Traitez les inscriptions quelques jours avant le concert et imprimez la liste des visiteurs. Préparez les badges nominatifs et installez le bureau d’accueil avant l’ouverture des portes.
  • Vérifiez le parcours, le stationnement et les prévisions météo la veille. Cette vérification permet d’adapter le balisage, l’accueil et l’installation extérieure sans improviser.
  • Préparez les boissons, les en-cas et la vaisselle le jour précédent lorsque c’est possible. Refroidissez les boissons à l’avance et contrôlez la technique avant l’arrivée du public, pas au début du concert.

Questions fréquentes

Quand réserver les artistes pour un concert de saison ?
Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs mois avant le concert. Vous pourrez ensuite établir le programme et transmettre les informations nécessaires à la technique et au catering.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le concert pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Quand vérifier la technique d’un concert ?
Faites une première vérification la veille, puis un contrôle complet le jour même avant l’arrivée des visiteurs. Testez les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones et les pieds de support avec le déroulé en main.
Que préparer la veille d’un concert de saison ?
Préparez les badges, la liste des visiteurs, le plan d’accueil, la décoration et la vaisselle la veille. Vous pouvez aussi refroidir les boissons et vérifier le stationnement afin de garder le jour J pour l’installation et les imprévus.

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