Checklist para organizar un concierto de temporada
Organizar un concierto de temporada requiere coordinar artistas, público, técnica, catering y personal en un orden claro. Empieza por confirmar la fecha, el lugar y los artistas; después cierra el programa, las inscripciones y los proveedores. Durante la última semana conviene revisar accesos, aparcamiento, previsión meteorológica y necesidades dietéticas. El día del concierto, la lista de visitantes, las acreditaciones, la técnica y las mesas de catering deben estar listas antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Confirmar a los artistas
Elaborar el programa
2 personas
Comprobar los derechos de música
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Recopilar información de los artistas
Desarrollar el programa
2 personas
Asignar al personal
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Preparar acreditaciones
Colgar el plano
Comprobar la ruta y el aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar la vajilla
2 personas
Preparar las mesas de catering
2 personas
Preparar la decoración
2 personas
Comprobar la técnica
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Comprobar los baños
Evento
Atender la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Servir el aperitivo
3 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
Servir bebida caliente
2 personas
Servir la comida de los artistas
2 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
Gestionar las preguntas del público
Coordinar el concierto de clausura
3 personas
Dar el discurso de despedida
Despedir a los visitantes
3 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empacar el equipo
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 10
- Mesas altascant. 6
- Mostrador de entrada
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa para artistas
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharillascant. 80
Decoración
- Arreglos floralescant. 10
- Mantelescant. 10
- Servilletascant. 250
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Globoscant. 80
- Cinta de balizamientocant. 2
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Atrilescant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cables de instrumentoscant. 8
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Lámparas de emergenciacant. 2
Catering
- Termoscant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Cubiterascant. 4
- Cajas isotérmicascant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Etiquetascant. 40
- Compras
Consejos
- Confirma la fecha y la ubicación antes de enviar invitaciones. Reserva un margen de al menos 30 minutos para comprobar accesos, aparcamiento y señalización antes de abrir las puertas.
- Cierra el programa con los artistas y la información técnica con varios días de antelación. Así puedes preparar atriles, micrófonos, soportes, altavoces y mesa de mezclas sin improvisaciones.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering antes de confirmar el pedido. Revisa el número final de asistentes al menos 3 días antes del concierto.
- Prepara la entrada antes de que llegue el público: lista de visitantes impresa, acreditaciones, mostrador, percheros y plano visibles. Ten una persona asignada para resolver incidencias durante la primera hora.
- El día anterior, enfría las bebidas y clasifica vajilla, manteles y servilletas por zona. Haz la comprobación técnica completa y deja terminadas las mesas del catering, la decoración y el cartel de bienvenida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de temporada?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar, los artistas, la técnica y el catering. Deja la última semana para inscripciones, personal, señalización y comprobaciones finales.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del concierto?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones. Fija una fecha límite de respuesta y confirma el número de asistentes con el catering al menos 3 días antes.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a un concierto?
- Deja listas las bebidas frías, los aperitivos, la vajilla, las mesas de catering, la decoración y las acreditaciones. También conviene comprobar toda la técnica y revisar el programa antes del montaje final.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?
- Haz una primera comprobación durante el montaje y una prueba completa como mínimo 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba micrófonos, altavoces, soportes, atriles y mesa de mezclas con el programa previsto.
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