Zo organiseer je een scoutingveiling

Begin niet met versiering of hapjes, maar met de veiling zelf: datum, locatie, regels en de manier van betalen. Daarna verzamel en controleer je de veilingstukken, geef je elk item een nummer en maak je de catalogus. Pas wanneer de inschrijvingen en dieetwensen binnen zijn, deel je vrijwilligers in en koop je gericht in. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, een vaste lotvolgorde en getest geluid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Veilingregels vaststellen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Veilingstukken inzamelen
3 personen
9
Veilingstukken controleren
3 personen
10
Veilingstukken nummeren
2 personen
11
Veilingcatalogus maken
2 personen
12
Catalogus afdrukken
2 personen
13
Betalingswijze voorbereiden
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Veilingstukken uitstallen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Cateringtafel inrichten
2 personen
22
Geluidsinstallatie testen
2 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Veilingmeester instrueren
2 personen
25
Lotvolgorde klaarleggen
2 personen
26
Registratieteam instrueren
2 personen
27
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen

Event

28
Bezoekers ontvangen
3 personen
29
Biednummers uitdelen
2 personen
30
Veilingstukken toelichten
2 personen
31
Veiling leiden
2 personen
32
Verkochte loten registreren
3 personen
33
Veilingstukken presenteren
3 personen
34
Dranken serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Servies afruimen
2 personen
38
Betalingen afhandelen
3 personen
39
Verkochte loten uitgeven
3 personen
40
Onverkochte loten apart zetten
2 personen

Nazorg

41
Veilingstukken inladen
4 personen
42
Locatie opruimen
4 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
45
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
46
Kassa afsluiten
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Onverkochte spullen retourneren
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Betaalgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Presentatietafelsaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Lotbordjesaantal 80
Lotlabelsaantal 100

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Bureaulampenaantal 2

Catering

Biedkaartenaantal 100
Catalogiaantal 100
Kassabox
Geldtelbakje
Bonboekjesaantal 3
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 10
Plakbandrollenaantal 6
Schrijfbordenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handdoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 3

Tips

Leg de veilingregels uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer onder meer hoe deelnemers bieden, wanneer een bod definitief is en hoe direct na afloop wordt betaald.
Plan het inzamelen van veilingstukken vóór het maken van de catalogus. Controleer elk stuk, nummer het en leg de informatie per lot vast; zo voorkom je dat een item ontbreekt of dubbel wordt opgenomen.
Maak de vrijwilligersindeling minstens één week vooraf. Bezet afzonderlijk de registratie, catering, uitstalling, betaling en ondersteuning van de veilingmeester; één persoon kan deze posten tijdens de veiling niet betrouwbaar combineren.
Richt bij binnenkomst een registratietafel in met biedkaarten en een duidelijke uitleg over betaling. Leg lotlabels en lotbordjes al klaar in de volgorde waarin de stukken worden geveild.
Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, luidsprekers en mengpaneel vóór bezoekers binnenkomen. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; een korte soundcheck voorkomt dat de veilingmeester onverstaanbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een scoutingveiling organiseren?: Begin ongeveer zes weken vooraf met datum, locatie en veilingregels. Reserveer de laatste twee weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, het verzamelen van stukken en de definitieve vrijwilligersindeling.
Wanneer maak je de catalogus voor een scoutingveiling?: Maak de catalogus pas nadat de veilingstukken zijn gecontroleerd en genummerd. Plan het afdrukken uiterlijk drie dagen voor de veiling, zodat je nog fouten of ontbrekende lotinformatie kunt herstellen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een scoutingveiling?: Reken minimaal op vijf vaste rollen: registratie, catering, betaling, zaal en ondersteuning van de veilingmeester. Bij een grotere groep bezoekers is één extra vrijwilliger bij registratie en één extra persoon voor het uitserveren verstandig.
Wanneer test je het geluid bij een scoutingveiling?: Test microfoons, luidsprekers en mengpaneel op de dag zelf minstens één uur vóór de ontvangst. Loop daarbij ook de volledige ruimte rond; geluid dat aan de veilingmeesterstafel goed klinkt, kan achterin nog onverstaanbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.