Eine Pfadfinder-Auktion Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Pfadfinder-Auktion entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Versteigerung zügig läuft oder sich zwischen Annahme, Geboten und Bezahlung staut. Lege zuerst Regeln, Ort und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst und prüfst du die Auktionsstücke, erstellst den Katalog und teilst die Helfer ein. Plane außerdem Registrierung, Präsentation, Bewirtung und Zahlung als getrennte Stationen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Auktionsregeln festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 8
Auktionsstücke einsammeln
3 Personen
- 9
Auktionsstücke prüfen
3 Personen
- 10
Auktionsstücke nummerieren
2 Personen
- 11
Auktionskatalog erstellen
2 Personen
- 12
Katalog drucken
2 Personen
- 13
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Auktionsstücke ausstellen
4 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 21
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 22
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 24
Auktionator instruieren
2 Personen
- 25
Losreihenfolge bereitlegen
2 Personen
- 26
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
- 27
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Event
- 28
Besucher empfangen
3 Personen
- 29
Auktionsnummern ausgeben
2 Personen
- 30
Auktionsstücke erläutern
2 Personen
- 31
Auktion leiten
2 Personen
- 32
Verkaufte Lose registrieren
3 Personen
- 33
Auktionsstücke präsentieren
3 Personen
- 34
Getränke servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Snacks servieren
2 Personen
- 37
Geschirr abräumen
2 Personen
- 38
Zahlungen abwickeln
3 Personen
- 39
Verkaufte Lose ausgeben
3 Personen
- 40
Nicht verkaufte Lose beiseitelegen
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Auktionsstücke einladen
4 Personen
- 42
Veranstaltungsort aufräumen
4 Personen
- 43
Abfall sammeln
2 Personen
- 44
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
- 45
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 46
Kasse abschließen
2 Personen
- 47
Location reinigen
3 Personen
- 48
Unverkaufte Artikel zurückgeben
2 Personen
- 49
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 50
Zahlungsdaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- KlappischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- PräsentationstischeAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- GirlandenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- LosnummernschilderAnz. 80
- LosnummernAnz. 100
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- SchreibtischlampenAnz. 2
Catering
- GebotskartenAnz. 100
- KatalogeAnz. 100
- Kassabox
- Geldzählfach
- BonhefteAnz. 3
- StifteAnz. 30
- PermanentmarkerAnz. 10
- KlebebandrollenAnz. 6
- SchreibtafelnAnz. 4
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandtücherAnz. 12
- SpülbeckenAnz. 3
Tipps
- Lege die Auktionsregeln spätestens vier Wochen vorher fest: Wer darf bieten, wie werden Gebote abgegeben und wann muss bezahlt werden? Halte auch fest, ob Mindestgebote oder ein Höchstgebot gelten.
- Sammle die Auktionsstücke nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe jedes Stück mindestens eine Woche vorher, vergib eine Losnummer und notiere Zustand sowie wichtige Informationen für den Katalog.
- Erstelle den Katalog, sobald die Stücke vollständig erfasst sind, und drucke ihn spätestens zwei Tage vor der Auktion. Lege die Losreihenfolge zusätzlich gut sichtbar beim Auktionator bereit.
- Trenne Anmeldung und Bezahlung räumlich vom Auktionstisch. Am Registrierungstisch sollten Namensliste, Gebotskarten und Losnummern bereitliegen; für die Zahlung brauchst du eine klar markierte eigene Station.
- Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle Präsentationstische, Sitzplätze und Beleuchtung so auf, dass jedes Los gesehen und die Ansage verstanden wird.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Pfadfinder-Auktion planen?
- Beginne etwa sechs Wochen vorher mit Ort, Regeln und Einladungen. Die Auktionsstücke sollten spätestens eine Woche vor dem Termin vollständig geprüft und nummeriert sein.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Pfadfinder-Auktion?
- Plane mindestens vier Rollen ein: Registrierung, Auktionator, Stückpräsentation und Zahlung. Bei mehr als 50 Losen oder vielen Gästen solltest du zusätzlich zwei Helfer für Aufbau und Ausgabe einteilen.
- Wann sollte der Auktionskatalog gedruckt werden?
- Drucke den Katalog spätestens zwei Tage vor der Auktion. Danach sollten nur noch notwendige Korrekturen erfolgen, damit Losnummern und Reihenfolge am Veranstaltungstag übereinstimmen.
- Wie früh muss die Technik vor der Auktion getestet werden?
- Öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vor Beginn. Plane davon 60 Minuten für Aufbau und einen vollständigen Test von Mikrofonen, Lautsprechern und Stromversorgung ein.
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