Cómo organizar una subasta benéfica de scouting
Una subasta benéfica de scouting funciona mejor cuando separas la preparación en tres partes: lotes, asistentes y operación del evento. Empieza cerrando la fecha, el lugar y las reglas; después reúne y numera los lotes antes de imprimir el catálogo. Durante los últimos días, confirma voluntarios, pagos, comida y necesidades dietéticas. El día del evento, reserva tiempo para probar el sonido, montar las mesas y explicar al subastador el orden de los lotes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Establecer las reglas de la subasta
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Asignar voluntarios
2 personas
- 8
Recoger los lotes de la subasta
3 personas
- 9
Comprobar las piezas de la subasta
3 personas
- 10
Numerar los lotes de la subasta
2 personas
- 11
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
- 12
Imprimir el catálogo
2 personas
- 13
Preparar el método de pago
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar aperitivos
3 personas
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Exponer los lotes de subasta
4 personas
- 19
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 20
Montar la mesa de registro
2 personas
- 21
Montar la mesa de catering
2 personas
- 22
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 23
Colgar la decoración
2 personas
- 24
Instruir al subastador
2 personas
- 25
Preparar el orden de los lotes
2 personas
- 26
Instruir al equipo de registro
2 personas
- 27
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Evento
- 28
Recibir a los visitantes
3 personas
- 29
Repartir los números de puja
2 personas
- 30
Explicar las piezas de la subasta
2 personas
- 31
Dirigir la subasta
2 personas
- 32
Registrar boletos vendidos
3 personas
- 33
Presentar los lotes de la subasta
3 personas
- 34
Servir las bebidas
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Servir aperitivos
2 personas
- 37
Recoger la vajilla
2 personas
- 38
Gestionar los pagos
3 personas
- 39
Entregar los boletos vendidos
3 personas
- 40
Separar los boletos no vendidos
2 personas
Seguimiento
- 41
Cargar las piezas de la subasta
4 personas
- 42
Limpiar el lugar
4 personas
- 43
Recoger la basura
2 personas
- 44
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
- 45
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
- 46
Cerrar la caja
2 personas
- 47
Limpiar el lugar
3 personas
- 48
Devolver los artículos no vendidos
2 personas
- 49
Devolver el material prestado
2 personas
- 50
Archivar datos de pago
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesas plegablescant. 3
- Percheroscant. 2
- Mesas de presentacióncant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 6
Decoración
- Mantelescant. 10
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Carteles de lotescant. 80
- Etiquetas de lotescant. 100
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de escritoriocant. 2
Catering
- Tarjetas de pujacant. 100
- Catálogoscant. 100
- Caja registradora
- Bandeja para contar dinero
- Talonarios de reciboscant. 3
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores permanentescant. 10
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Pizarrascant. 4
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Toallascant. 12
- Fregaderoscant. 3
Consejos
- Cierra las reglas antes de enviar las invitaciones: define cómo se puja, cuándo termina cada lote y qué medios de pago aceptarás. Comunicarlo con al menos 2 semanas de antelación evita discusiones en la mesa de registro.
- Reúne los lotes y comprueba cada pieza antes de numerarlos. Prepara el catálogo solo cuando la lista sea definitiva; así no tendrás que reimprimirlo por cambios de última hora.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a franjas horarias. Como mínimo, cubre registro, cobros, presentación de lotes, catering y apoyo técnico, y confirma las asignaciones 3 días antes.
- Calcula la comida a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al registrarlas. Enfría las bebidas con varias horas de margen y deja preparada una zona separada para café, té y aperitivos.
- Abre el local al menos 90 minutos antes de la llegada del público. Usa ese margen para colocar los lotes con sus carteles, montar registro y catering, probar micrófonos y altavoces, y revisar que el subastador tenga el orden final.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar una subasta benéfica de scouting?
- Empieza al menos 4 semanas antes. Reserva primero la fecha y el lugar, fija las reglas y contacta con quienes aportarán los lotes; deja los últimos 3 días para confirmaciones y ajustes.
- ¿Cuánto tiempo antes debo cerrar los lotes de la subasta?
- Intenta cerrar la lista entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes comprobar las piezas, numerarlas, preparar el catálogo y colocar los carteles sin trabajar con cambios durante el montaje.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una subasta de scouting?
- Para un evento pequeño, cuenta con al menos 6 voluntarios: registro, cobros, dos personas para los lotes, catering y apoyo técnico. Si esperas más de 50 asistentes, añade una persona para coordinar las pujas y otra para resolver dudas.
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar el sonido?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas, y ten baterías externas disponibles por si falla alguna conexión.
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