Scoutingveiling organiseren: checklist en planning
Een scoutingveiling vraagt meer voorbereiding dan alleen spullen verzamelen en een veilingmeester aanwijzen. Je moet de veilingstukken op tijd registreren, nummeren en in een duidelijke catalogus zetten. Ook betalingen, biedkaarten, vrijwilligers en de ontvangst van bezoekers moeten vooraf vaststaan. Gebruik deze checklist om de voorbereiding te plannen en op de dag zelf niets te vergeten, van de eerste uitnodiging tot het klaarleggen van de lotvolgorde.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Veilingregels vaststellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Veilingstukken inzamelen
3 personen
Veilingstukken controleren
3 personen
Veilingstukken nummeren
2 personen
Veilingcatalogus maken
2 personen
Catalogus afdrukken
2 personen
Betalingswijze voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Veilingstukken uitstallen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Veilingmeester instrueren
2 personen
Lotvolgorde klaarleggen
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Biednummers uitdelen
2 personen
Veilingstukken toelichten
2 personen
Veiling leiden
2 personen
Verkochte loten registreren
3 personen
Veilingstukken presenteren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Betalingen afhandelen
3 personen
Verkochte loten uitgeven
3 personen
Onverkochte loten apart zetten
2 personen
Nazorg
Veilingstukken inladen
4 personen
Locatie opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Onverkochte spullen retourneren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Betaalgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Klaptafelsaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
- Presentatietafelsaantal 4
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Lotbordjesaantal 80
- Lotlabelsaantal 100
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Bureaulampenaantal 2
Catering
- Biedkaartenaantal 100
- Catalogiaantal 100
- Kassabox
- Geldtelbakje
- Bonboekjesaantal 3
- Pennenaantal 30
- Permanentmarkersaantal 10
- Plakbandrollenaantal 6
- Schrijfbordenaantal 4
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handdoekenaantal 12
- Afwasbakkenaantal 3
Tips
- Plan de veilingstukken uiterlijk twee weken vooraf in: controleer de staat, geef elk stuk een nummer en noteer de beschrijving voor de catalogus. Zo voorkom je dat de veilingmeester tijdens de avond nog informatie moet verzamelen.
- Reserveer per tien veilingstukken ongeveer één presentatietafel of vergelijkbare uitstaltafel. Houd de lotlabels en lotbordjes bij de juiste stukken, zodat bezoekers en vrijwilligers de volgorde kunnen volgen.
- Wijs minimaal één vrijwilliger aan voor registratie en één voor betalingen. Leg biedkaarten, catalogi en de gekozen betalingswijze vóór opening klaar; een aparte registratietafel voorkomt opstoppingen bij binnenkomst.
- Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons en luidsprekers minstens één uur voor aanvang. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf uit en houd een powerbank achter de hand voor telefoons of andere kleine apparaten.
- Koel dranken en bereid hapjes vóór de locatie opengaat. Zet catering apart van de veilingstukken en verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf, zodat je niet op de avond zelf nog moet improviseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een scoutingveiling organiseren?
- Begin minimaal zes weken vooraf met datum, locatie, veilingregels en uitnodigingen. Plan de inzameling en controle van veilingstukken uiterlijk twee weken voor de veiling, zodat de catalogus nog op tijd kan worden afgedrukt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een scoutingveiling?
- Reken op minimaal vijf vrijwilligers: één veilingmeester, twee mensen voor registratie en betalingen en twee voor opbouw, catering en het verplaatsen van veilingstukken. Bij meer dan ongeveer vijftig stukken is een extra registratiemedewerker verstandig.
- Wanneer moet je de veilingcatalogus maken?
- Maak de eerste catalogus zodra de veilingstukken zijn gecontroleerd en genummerd, meestal één tot twee weken vooraf. Druk de definitieve versie uiterlijk twee dagen voor de veiling af, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een scoutingveiling?
- Plan minstens twee uur voor tafels en stoelen, de registratietafel, catering, decoratie, uitstallen van de stukken en het testen van het geluid. Open de locatie nog eerder als veel veilingstukken moeten worden gesorteerd of verplaatst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!