Organiser une vente aux enchères scoute : la checklist

Une vente aux enchères scoute demande surtout de bien enchaîner les préparatifs. Commence par confirmer la date, le lieu et les règles de vente, puis organise les inscriptions, les bénévoles et la collecte des lots. Chaque article doit être contrôlé, numéroté et présenté dans le catalogue avant l’ouverture. Le jour J, prévois un accueil séparé, une zone de paiement claire et suffisamment de temps pour tester les micros et les haut-parleurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir les règles de vente aux enchères
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Récupérer les lots de la vente aux enchères
3 personnes
Vérifier les lots de la vente aux enchères
3 personnes
Numéroter les lots de vente aux enchères
2 personnes
Créer le catalogue de la vente aux enchères
2 personnes
Imprimer le catalogue
2 personnes
Préparer le moyen de paiement
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Exposer les lots de la vente aux enchères
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Briefer le commissaire-priseur
2 personnes
Préparer l’ordre de tirage
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les numéros d’enchère
2 personnes
Présenter les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Animer la vente aux enchères
2 personnes
Enregistrer les billets vendus
3 personnes
Présenter les lots de la vente aux enchères
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Gérer les paiements
3 personnes
Distribuer les billets vendus
3 personnes
Mettre à part les billets invendus
2 personnes

Suivi

Charger les lots de la vente aux enchères
4 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner les articles invendus
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les informations de paiement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Tables de présentationqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandesqté 8
Ballonsqté 100
Plaquettes de lotqté 80
Étiquettes des lotsqté 100

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de bureauqté 2

Catering

Cartons d’enchèresqté 100
Cataloguesqté 100
Caisse
Bac à monnaie
Carnets de ticketsqté 3
Stylosqté 30
Marqueurs permanentsqté 10
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Tableaux de présentationqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serviettesqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Conseils

Fixe les règles de vente avant d’envoyer les invitations : précise les modalités d’enchère, le paiement et le retrait des lots. Les participants doivent connaître ces informations au moins 1 semaine à l’avance.
Attribue un numéro à chaque lot après son contrôle, puis utilise le même numéro sur le lot, le catalogue et le bordereau de paiement. Cela évite les erreurs lorsque plusieurs lots changent de propriétaire rapidement.
Prévois au moins 2 bénévoles à la table d’inscription : l’un accueille et remet les cartes d’enchère, l’autre vérifie les inscriptions et les éventuelles allergies ou restrictions alimentaires.
Teste la sonorisation avant l’arrivée du public, avec les 2 microphones sans fil et les haut-parleurs installés à leur emplacement définitif. Garde les rallonges, multiprises et batteries externes accessibles plutôt que rangées dans une réserve.
Prépare la salle dans cet ordre : accueil, tables de présentation, sièges, espace repas et zone de paiement. Laisse un passage libre d’environ 1 mètre entre les rangées pour que les lots et les gagnants circulent sans bloquer la vente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente aux enchères scoute ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, recruter les bénévoles, collecter et vérifier les lots, préparer le catalogue et envoyer les invitations.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une vente aux enchères scoute ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant, afin de prévoir les places, les boissons et les besoins alimentaires.
Quand préparer le catalogue de la vente aux enchères ?: Prépare le catalogue après avoir contrôlé et numéroté tous les lots, généralement 5 à 7 jours avant la vente. Imprime-le au plus tard la veille pour pouvoir corriger une dernière modification.
Combien de bénévoles faut-il pour une vente aux enchères scoute ?: Prévois au minimum 6 bénévoles pour une petite vente : 2 à l’accueil, 1 au paiement, 1 pour les lots, 1 pour le service et 1 personne pour assister le commissaire-priseur. Ajoute un bénévole dès que le nombre de participants dépasse 50.

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