Checkliste für eine gelungene Pfadfinder-Auktion

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Auktionsregeln spätestens zwei Wochen vorher fest: Beginnt das Mindestgebot bei null, wie werden Gebote abgegeben und wann ist ein Verkauf verbindlich? Halte diese Regeln auf der Einladung und im Katalog fest.
• Plane für jedes Auktionsstück eine eigene Losnummer und prüfe die Sammlung mindestens sieben Tage vorher. So bleiben Zeit für Rückfragen, fehlende Angaben und eine neue Reihenfolge im Katalog.
• Schließe die Anmeldung etwa fünf Tage vor der Auktion und erfasse dabei Ernährungswünsche. Kaufe Getränke und Snacks erst anhand der bestätigten Personenzahl; rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person.
• Teste Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone am Vortag mit genau dem Aufbau, der am Veranstaltungstag genutzt wird. Lege Verlängerungskabel und Powerbanks nicht erst beim Einrichten bereit, sondern prüfe vorher Reichweite und Steckdosen.
• Bereite Losreihenfolge, Gebotskarten und Zahlungsbereich vor, bevor die ersten Gäste eintreffen. Plane für Registrierung und Zahlung mindestens zwei Helfer ein, damit der Auktionator nicht durch Nachfragen oder fehlendes Wechselgeld ausgebremst wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Pfadfinder-Auktion planen?

Beginne mindestens vier Wochen vorher mit Ort, Datum, Regeln und Einladungen. Die Auktionsstücke sollten spätestens sieben Tage vor dem Termin geprüft und nummeriert sein.

Wie viele Getränke braucht man für eine Pfadfinder-Auktion?

Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich eine kleine Reserve, besonders wenn die Veranstaltung länger als drei Stunden dauert.

Wann müssen die Auktionsstücke für den Katalog feststehen?

Schließe die Sammlung spätestens sieben Tage vor der Auktion ab. Dann bleiben meist noch drei bis fünf Tage, um Beschreibungen zu prüfen, die Losreihenfolge festzulegen und den Katalog zu drucken.

Wie viele Helfer braucht eine Pfadfinder-Auktion?

Plane mindestens zwei Personen für Registrierung und Zahlungen, eine Person für die Technik und eine Assistenz für den Auktionator ein. Bei mehr als 50 Gästen sind zusätzliche Helfer für Aufbau und Ausgabe sinnvoll.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst