Checklist voor een scoutingfestival organiseren

Een scoutingfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat spelmateriaal. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, vrijwilligers, activiteiten, muziek, catering en veiligheid. Werk van grof naar fijn: leg eerst datum en terrein vast, open daarna de aanmeldingen en vul het draaiboek aan. In de laatste week controleer je materialen, techniek, weersverwachting en bewegwijzering. Zo voorkom je dat op de festivaldag nog naambadges, verlengkabels of dieetwensen moeten worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Spelactiviteiten selecteren
3 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Reserveringen maken
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Indeling vrijwilligers maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Plattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
EHBO-materialen controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten koelen
2 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Podiumplek vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels veilig wegwerken
2 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Spelposten uitzetten
6 personen
Creatieve hoek inrichten
3 personen
Eetkraam inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Openingsmuziek starten
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Spelactiviteiten begeleiden
10 personen
Creatieve activiteiten begeleiden
4 personen
Kampvuuractiviteiten begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Buffet serveren
5 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Eindprogramma aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Terrein grof opruimen
6 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelaantal 4
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Messenaantal 220
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekopjesaantal 40
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Papieren slingersaantal 10
Naambadgesaantal 220
Stiftenaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Handmegafoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Scharenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Vuilniszakhoudersaantal 6
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 5
Schoonmaakhandschoenenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Frisbeesaantal 12
Touwtrektouwaantal 2
Springtouwenaantal 10
Pionnenaantal 40
Estafettestokkenaantal 12
Waterballonnenaantal 500
Knutselkartonaantal 100
Verfpottenaantal 20
Kwastenaantal 30
Lijmsticksaantal 30
Veiligheidsscharenaantal 20
Stoepkrijtaantal 20
Touwaantal 4
Houten stokkenaantal 30
Pionlintaantal 6

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 100
Veiligheidshesjesaantal 15
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 4
Afzetlintaantal 4
Nooddekenaantal 6

Administratie

Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 500
Contantgeldkist
Polsbandjesaantal 220
Plakbandaantal 8
Nietmachinesaantal 3

Tips

Leg uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf datum, locatie en benodigde vergunningen vast. Controleer meteen waar tenten, tafels, speakers en stroom kunnen staan en maak hiervan een plattegrond.
Open de aanmeldingen zodra het programma in hoofdlijnen staat en vraag direct naar dieetwensen, contactgegevens en vrijwilligersbeschikbaarheid. Plan een sluitingsdatum zodat je inkopen en groepsindeling op tijd kunt maken.
Maak per spelactiviteit een verantwoordelijke en een korte materiaallijst. Controleer spelmateriaal minstens 3 dagen vooraf, zodat ontbrekende onderdelen nog geleend of gekocht kunnen worden.
Test geluidsapparatuur vóór de festivaldag op de echte opstelling. Controleer actieve speakers, mengpaneel, microfoons, standaards, verlengkabels en stekkerdozen samen; losse tests missen vaak kabel- of stroomproblemen.
Print het draaiboek, de plattegrond, routeborden en veiligheidsinformatie minimaal 1 dag vooraf. Zet houdbare voorraad en materialen klaar, maar bewaar verse producten gekoeld tot het moment van vertrek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een scoutingfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en vrijwilligers. Plan het programma en de aanmeldingen daarna, zodat je in de laatste 2 weken aantallen, catering en indeling kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een scoutingfestival?: Maak per activiteit, ontvangst, catering, techniek en veiligheid minimaal één verantwoordelijke. Tel daarnaast een coördinator en een reserve mee; voor een festival met meerdere gelijktijdige spelactiviteiten kom je al snel op 10 tot 15 inzetbare vrijwilligers.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een scoutingfestival verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen vooraf. Controleer de definitieve lijst nog één keer bij het verwerken van de aanmeldingen en geef die door aan degene die de boodschappen en catering regelt.
Wat moet ik de dag voor een scoutingfestival controleren?: Controleer de weersverwachting, geluidsapparatuur, EHBO-materialen, spelmateriaal, boodschappen, stroomvoorziening en bewegwijzering. Zet houdbare voorraad, naambadges, draaiboek en plattegrond klaar; koel verse producten pas volgens je eigen bewaarschema.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.