Checklist para organizar un festival scout

Un festival scout necesita más coordinación que una actividad habitual: hay que combinar juegos, música, comida, voluntarios y seguridad en un mismo día. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para avanzar en el orden correcto, desde confirmar la fecha y el lugar hasta refrigerar los productos frescos. Empieza con los permisos, las inscripciones y el programa; deja las compras y las comprobaciones técnicas para la última semana. Así evitarás llegar al montaje sin señalización, acreditaciones o equipos probados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reclutar voluntarios
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Seleccionar actividades de juegos
3 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Hacer reservas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Crear la distribución de voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir el plano
Preparar acreditaciones
2 personas
Crear señalización de ruta y seguridad
2 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
4 personas
Reunir los materiales
4 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Liberar el espacio del podio
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Recoger y asegurar los cables eléctricos
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Colocar los puestos de juego
6 personas
Montar el rincón creativo
3 personas
Montar el puesto de comida
4 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
5 personas
Preparar el buffet
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Poner la música de apertura
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar el programa
Coordinar las actividades del juego
10 personas
Coordinar actividades creativas
4 personas
Guiar las actividades de la hoguera
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir el bufé
5 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Anunciar el programa final
Despedir a los visitantes
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas

Seguimiento

Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Limpiar a fondo el recinto
6 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Reunir el material de juego
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 3
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Taburetes de barcant. 8
Mesa del bufécant. 4
Mantelescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Platoscant. 220
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 220
Cucharascant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Tazas de cafécant. 40
Termoscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Guirnaldas de papelcant. 10
Credencialescant. 220
Rotuladorescant. 20
Pizarrascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 20

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Megáfono de mano

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Tijerascant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 5
Guantes de limpiezacant. 10
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Frisbeescant. 12
Cuerda para tira y aflojacant. 2
Cuerdas para saltarcant. 10
Conoscant. 40
Testigos de relevocant. 12
Globos de aguacant. 500
Cartulina para manualidadescant. 100
Botes de pinturacant. 20
Pincelescant. 30
Barras de pegamentocant. 30
Tijeras de seguridadcant. 20
Tiza para aceracant. 20
Cuerdacant. 4
Bastones de maderacant. 30
Cinta de delimitarcant. 6

Catering

Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes desechablescant. 100
Chalecos reflectantescant. 15
Linternascant. 8
Extintorescant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Manta de emergenciacant. 6

Administración

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Papel de impresióncant. 500
Caja para efectivo
Pulserascant. 220
Cinta adhesivacant. 8
Grapadorascant. 3

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones: intenta tener estas confirmaciones al menos 6 semanas antes del festival. Sin ellas no podrás comunicar horarios, aforo ni necesidades de montaje.
Define el programa antes de repartir a los voluntarios. Reserva entre 2 y 3 personas para recepción y acreditaciones, y asigna responsables concretos para juegos, sonido, comida y primeros auxilios.
Haz una prueba completa del sonido 1 o 2 días antes: conecta altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, alargadores y regletas. Lleva también el plano y la señalización impresos para comprobar que las rutas se entienden desde la entrada.
Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones, no el día del festival. Prepara las provisiones no perecederas con varios días de margen y refrigera los productos frescos el día anterior.
Imprime el plan de trabajo, el plano, las acreditaciones y los carteles del programa antes del montaje. Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes para revisar la carpa, las mesas, las sillas y el recorrido de las actividades.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival scout?: Empieza al menos 6 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma la fecha, el lugar y los permisos; después abre las inscripciones, recluta voluntarios y termina el programa.
¿Qué debe incluir una checklist para un festival scout?: Incluye permisos, invitaciones e inscripciones, programa, voluntarios, reservas, preferencias dietéticas, seguridad, señalización, material de juegos, sonido, comida y montaje. Añade una revisión final 24 horas antes.
¿Cuándo se compran los alimentos para un festival scout?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes y reúne el resto de materiales en ese momento. Compra o recoge los productos frescos el día anterior y mantenlos refrigerados hasta el servicio.
¿Cuándo se debe revisar el equipo de sonido y primeros auxilios?: Comprueba ambos equipos entre 24 y 48 horas antes del festival. Haz una prueba real con los micrófonos y altavoces, y verifica que el material de primeros auxilios esté completo y accesible.

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