Pfadfinderfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Pfadfinderfestival braucht mehr als ein gutes Programm. Du musst früh klären, ob der Ort geeignet ist, welche Genehmigungen nötig sind und wie viele Helfer gebraucht werden. Danach folgen Anmeldungen, Spielstationen, Musik, Verpflegung und die Ausstattung vor Ort. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum Aufbau und hilft dir besonders bei den Punkten, die kurz vor dem Festival oft zu spät kommen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Spielaktivitäten auswählen
3 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Einteilung der Freiwilligen erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Lageplan drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Materialien zusammenstellen
4 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Frische Produkte kühlen
2 Personen
Volunteer-Briefing vorbereiten
2 Personen
Gelände inspizieren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Platz auf der Bühne freimachen
3 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Spielstationen aufstellen
6 Personen
Kreative Ecke einrichten
3 Personen
Essensstand einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
5 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Eröffnungsmusik starten
Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen erfassen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Programm vorstellen
Spielaktivitäten betreuen
10 Personen
Kreative Aktivitäten betreuen
4 Personen
Lagerfeueraktivitäten begleiten
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Buffet servieren
5 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Abschlussprogramm ankündigen
Besucher verabschieden
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Gelände grob aufräumen
6 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Spielmaterial sammeln
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 3
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
BarhockerAnz. 8
Buffet-TischAnz. 4
TischdeckenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 220
LöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KaffeetassenAnz. 40
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
PapiergirlandenAnz. 10
NamensschilderAnz. 220
StifteAnz. 20
KreidetafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
Handmegafon

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
ScherenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllsackhalterAnz. 6
BesenAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 5
ReinigungshandschuheAnz. 10
HandseifenspenderAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
FrisbeesAnz. 12
TauziehseilAnz. 2
SpringseileAnz. 10
KegelAnz. 40
StaffelstäbeAnz. 12
WasserballonsAnz. 500
BastelkartonAnz. 100
FarbtöpfeAnz. 20
PinselAnz. 30
KlebestifteAnz. 30
SicherheitsscherenAnz. 20
KreideAnz. 20
SeilAnz. 4
HolzstäbeAnz. 30
AbsperrbandAnz. 6

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
EinweghandschuheAnz. 100
SicherheitswestenAnz. 15
TaschenlampenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
NotdeckeAnz. 6

Verwaltung

KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
DruckpapierAnz. 500
Bargeldkasse
ArmbänderAnz. 220
KlebebandAnz. 8
TackerAnz. 3

Tipps

Bestätige Datum und Ort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei Genehmigungen, Meldungen, Stromanschlüsse und ob ein Festzelt, Tische und Klappstühle dort tatsächlich aufgestellt werden dürfen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm und Verpflegung grob feststehen. Erfasse neben Namen und Gruppenzugehörigkeit auch Ernährungswünsche, damit du die Mengen für Buffet, Teller und wiederverwendbare Becher rechtzeitig planen kannst.
Plane Helfer nicht nur für Spiele ein. Du brauchst zusätzlich feste Zuständigkeiten für Einlass, Tonanlage, Verpflegung, Erste Hilfe, Auf- und Abbau sowie die Betreuung der Wegweiser.
Teste die Tontechnik spätestens am Vortag mit allen Mikrofonen, dem Mischpult, den aktiven Lautsprechern und den Verlängerungskabeln. Ein Ersatzkabel und ein gedruckter Lageplan verhindern, dass kleine technische oder organisatorische Probleme den Ablauf verzögern.
Kaufe haltbare Vorräte zuerst und stelle frische Produkte erst kurz vor Beginn kalt. Prüfe die Einkaufsliste 2 bis 3 Tage vorher erneut und gleiche sie mit den tatsächlichen Anmeldungen und Ernährungswünschen ab.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Pfadfinderfestival anmelden?: Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Genehmigungen. Öffentliche Flächen, Zelte, Musik und zusätzliche Sicherheitsauflagen können längere Bearbeitungszeiten haben.
Wie viele Helfer braucht ein Pfadfinderfestival?: Plane mindestens einen verantwortlichen Helfer pro Spielstation und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Einlass, Verpflegung, Technik und Erste Hilfe ein. Bei wechselnden Gruppen sollten die Schichten höchstens 2 bis 3 Stunden dauern.
Wann soll ich die Anmeldung für das Pfadfinderfestival öffnen?: Öffne die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Festival und setze einen festen Anmeldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vorher. So bleibt Zeit, Namensschilder, Mengen und Helfereinteilung anzupassen.
Was muss ich am Tag vor dem Pfadfinderfestival vorbereiten?: Drucke Drehbuch, Lageplan, Programm und Sicherheitsschilder aus, stelle haltbare Materialien zusammen und prüfe Spielmaterial, Erste-Hilfe-Material und Tonanlage. Frische Lebensmittel gehören erst am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend in die Kühlung.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.