Checklist pour organiser un festival de scoutisme

Un festival de scoutisme demande de coordonner les autorisations, les inscriptions, les bénévoles, les activités et la logistique sur place. Cette checklist vous guide de la confirmation de la date et du lieu jusqu’à la préparation du matériel, des stocks et de l’accueil. Prévoyez un calendrier de suivi : certaines démarches doivent commencer plusieurs semaines à l’avance, tandis que les produits frais et la signalétique se préparent dans les derniers jours. Vous trouverez aussi le matériel à rassembler pour installer un site fonctionnel et sûr.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Sélectionner les activités de jeu
3 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Faire les réservations
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Libérer l'emplacement du podium
3 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Cacher les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les postes de jeu
6 personnes
Aménager l'espace créatif
3 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Lancer la musique d’ouverture
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer les activités de jeux
10 personnes
Encadrer les activités créatives
4 personnes
Animer les activités autour du feu de camp
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Annoncer le programme final
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Nettoyer grossièrement le terrain
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Table de buffetqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Tasses à caféqté 40
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Guirlandes en papierqté 10
Badges nominatifsqté 220
Marqueursqté 20
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Mégaphone à main

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Ciseauxqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Porte-sacs-poubelleqté 6
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 5
Gants de nettoyageqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Frisbeesqté 12
Corde de tir à la cordeqté 2
Cordes à sauterqté 10
Cônesqté 40
Témoins de relaisqté 12
Balles d'eauqté 500
Carton à bricolageqté 100
Pots de peintureqté 20
Pinceauxqté 30
Bâtons de colleqté 30
Ciseaux de sécuritéqté 20
Craie de trottoirqté 20
Cordeqté 4
Bâtons en boisqté 30
Ruban de balisageqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 100
Gilets de sécuritéqté 15
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 4
Ruban de balisageqté 4
Couverture de survieqté 6

Administration

Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Papier d’impressionqté 500
Caisse d'espèces
Braceletsqté 220
Ruban adhésifqté 8
Agrafeusesqté 3

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le festival. Ce délai laisse le temps d’effectuer les déclarations et de réserver les équipements nécessaires.
Ouvrez les inscriptions avant de finaliser les quantités de repas et de vaisselle. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis prévoyez une vérification des effectifs 7 jours avant l’événement.
Répartissez les bénévoles par missions et par créneaux plutôt que de constituer une seule liste. Imprimez la répartition et le déroulé en plusieurs exemplaires au plus tard la veille.
Testez le matériel sonore avec les microphones, les pieds, la table de mixage, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant l’accueil. Repérez aussi les prises et les câbles avec une signalétique visible.
Gardez les produits non périssables rassemblés plusieurs jours à l’avance et réfrigérez les produits frais le plus tard possible. Faites la dernière vérification météo, des courses et du matériel la veille, puis contrôlez les stocks le matin même.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de scoutisme ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations, les invitations et le recrutement des bénévoles peuvent ainsi être traités avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez les inscriptions au moins 4 à 6 semaines avant le festival. Fermez-les ou faites un point définitif environ 7 jours avant afin d’ajuster les repas, les badges, les places assises et la répartition des bénévoles.
Quand préparer le matériel d’un festival de scoutisme ?: Rassemblez le matériel non périssable 2 à 3 jours avant, puis contrôlez chaque élément la veille. Les tests du son, des jeux et des premiers secours doivent être terminés au moins 24 heures avant le début.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de scoutisme ?: Vérifiez la météo, les courses, les stocks, le plan, le déroulé, la signalétique, le matériel sonore et la trousse de premiers secours. Préparez aussi les produits frais au réfrigérateur et placez les documents imprimés dans un point d’accueil identifié.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.