Checklist voor een goed georganiseerde schrijversavond

Een schrijversavond staat of valt met een strak programma en een zaal die vóór de eerste voordracht klaar is. Regel eerst datum, locatie, auteurs en techniek; werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en definitieve teksten. In de laatste week controleer je publiekslijst, dieetwensen, auteursbio’s en voorleesteksten. Op de dag zelf blijven vooral microfoons, zitplaatsen, programmakaarten, dranken en routebordjes aandacht vragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Auteurs en voordragers uitnodigen
2 personen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Reservering van de zaal maken
Reservering van stoelen maken
Technische benodigdheden reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Affiches verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Auteursbio's verzamelen
Voorleesteksten ontvangen
Programma definitief maken
2 personen
Bevestiging naar auteurs sturen
Publiekslijst controleren
Naamkaartjes voor auteurs maken
Programma's afdrukken
Route- en zaalbordjes afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaal openen
2 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Leesplek inrichten
2 personen
Microfoons en speaker testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Boekentafel inrichten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Auteurs ontvangen
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Auteurs aankondigen
Microfoons bedienen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Boekentafel aanvullen
Vragen uit het publiek verzamelen
Auteurs signeren laten begeleiden
2 personen
Afscheidswoord verzorgen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Bedankbericht naar auteurs sturen
Bedankbericht naar vrijwilligers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Spreektafel
Boekentafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Theeglazenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Dessertbordjesaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Speaker
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
HDMI-kabel
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 10
Programmakaartenaantal 80
Affichesaantal 20
Routebordjesaantal 8
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 10
Boekstandaardsaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma pas definitief nadat alle auteursbio’s en voorleesteksten binnen zijn. Stuur daarna één bevestiging met volgorde, aanvangstijd en praktische informatie naar iedere auteur.
Test draadloze microfoons, speaker, laptop en HDMI-kabel vóór de zaal opengaat. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf aan, zodat je tijdens de eerste voordracht niet meer hoeft te improviseren.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en controleer ze opnieuw bij het boodschappen doen. Zet koffie, thee, water en hapjes klaar met passende kopjes, glazen, bordjes en serveerlepels.
Maak naamkaartjes voor auteurs en druk programmakaarten pas af nadat het programma definitief is. Druk ook route- en zaalbordjes af; bezoekers vinden de ingang vaak minder snel dan je verwacht.
Reserveer stoelen en controleer de opstelling vóór ontvangst van het publiek. Open de zaal ruim op tijd en loop daarna zaal, toiletten, boekentafel, spreektafel en techniek één voor één na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schrijversavond organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Nodig auteurs en voordragers daarna uit, zodat je uiterlijk 4 weken voor de avond het programma kunt opbouwen.
Wanneer stuur ik uitnodigingen voor een schrijversavond?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 7 dagen voor het evenement en gebruik die lijst om stoelen, dieetwensen en catering te controleren.
Wanneer moet het programma van een schrijversavond definitief zijn?: Maak het programma 10 tot 14 dagen vooraf definitief, nadat bio’s en voorleesteksten binnen zijn. Stuur auteurs daarna meteen hun bevestiging en druk programmakaarten pas in de laatste week.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor openen, stoelen plaatsen, spreek- en boekentafel inrichten, techniek testen en catering klaarzetten. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste controle van zaal, toiletten en routebordjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.