Checklist para organizar una noche de escritores
Una noche de escritores necesita más coordinación de la que parece: autores confirmados, textos recibidos, horarios claros y una sala preparada para escuchar. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele hacerse, desde reservar el espacio hasta revisar los baños antes de abrir. También contempla lo que se olvida con facilidad, como las preferencias dietéticas, las biografías, las tarjetas con nombres y las pruebas de micrófonos. Úsala para comprobar cada detalle sin depender de la memoria.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Invitar a autores y lectores
2 personas
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Hacer la reserva de la sala
Hacer una reserva de sillas
Reservar material técnico
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar biografías de autores
Recibir los textos de lectura
Definir el programa final
2 personas
Enviar confirmación a los autores
Comprobar la lista de asistentes
Crear tarjetas de nombre para autores
Imprimir programas
Imprimir carteles de rutas y salas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Comprobar la sala y los baños
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar el espacio de lectura
2 personas
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
Recibir a los autores
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir programas
2 personas
Dar el discurso de apertura
Presentar a los autores
Operar los micrófonos
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer la mesa de libros
Recopilar preguntas del público
Acompañar la firma de autores
2 personas
Dar el discurso de despedida
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger objetos perdidos
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar la sala y la cocina
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar un mensaje de agradecimiento a los autores
Enviar mensaje de agradecimiento a los voluntarios
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Mantelescant. 8
- Mesa de oradores
- Mesa de libroscant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos de técant. 70
- Vasos para aguacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Cucharillascant. 70
- Cucharones de servircant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavoz
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Cable HDMI
- Baterías externascant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Bandejas de serviciocant. 8
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 10
- Tarjetas del programacant. 80
- Cartelescant. 20
- Carteles de rutacant. 8
- Bolígrafoscant. 20
- Bloc de notascant. 10
- Atriles para libroscant. 6
- Decoración de mesacant. 8
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 3
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
- Fregaderoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y la reserva de la sala antes de enviar invitaciones. Si participan varios autores, prepara el programa y el horario con suficiente margen para confirmar quién lee y durante cuántos minutos.
- Pide las biografías y los textos de lectura con una fecha límite concreta, por ejemplo, 7 días antes. Así puedes cerrar el programa final, imprimirlo y enviar a cada autor una confirmación sin cambios de última hora.
- Calcula las sillas según las inscripciones y deja algunas de reserva. Comprueba también la mesa de oradores, la mesa de libros, los percheros y la señalización de salas y rutas antes de que llegue el público.
- Prueba el sonido y la presentación al menos 60 minutos antes de abrir: micrófonos inalámbricos, altavoz, portátil, cable HDMI, alargadores y regletas. Lleva baterías externas y verifica que los cables no bloqueen los pasillos.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y prepara café, té, agua y aperitivos antes de la llegada. Enfría las bebidas con antelación y coloca tazas, vasos, platos, cucharillas y bandejas de servicio en un punto fácil de reponer.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de escritores?
- Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar la fecha, reservar la sala, invitar a los autores y publicar el evento. Reserva la última semana para recibir textos, cerrar el programa e imprimir los materiales.
- ¿Cuándo debo pedir las biografías y los textos de los autores?
- Pídelos entre 10 y 14 días antes y fija una fecha límite 7 días antes del evento. Ese margen permite corregir nombres, ordenar las lecturas y enviar el programa final a los participantes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Abre la sala 60 minutos antes de la llegada del público. Usa ese tiempo para revisar sillas, mesas, baños, carteles, libros, bebidas y el equipo técnico, incluidos los micrófonos y la conexión HDMI.
- ¿Cuántas bebidas debo calcular para una noche de escritores?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora, combinando agua, café y té según las preferencias recogidas. Enfría el agua y prepara los termos antes de abrir para evitar colas al inicio.
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