Autorenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Saal und die Sitzplätze frühzeitig. Plane für Einlass, Vortrag und Fragerunde jeweils feste Zeitblöcke ein und rechne zusätzlich mindestens 30 Minuten für Aufbau und Kontrolle ein.
• Fordere Autorenbios und Vorlesetexte spätestens 14 Tage vor dem Abend an. Sonst fehlen dir beim finalen Programm wichtige Angaben oder die Texte für die Moderation.
• Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptop und HDMI-Kabel nicht erst beim Einlass. Ein vollständiger Techniktest am Veranstaltungstag, mindestens 60 Minuten vor Beginn, findet Kabel- und Tonprobleme noch rechtzeitig.
• Bearbeite Anmeldungen laufend und notiere Ernährungswünsche in einer eigenen Liste. Prüfe die Publikumsliste spätestens am Vortag und halte Namensschilder für die Autoren bereit.
• Kühle Getränke einige Stunden vorher und bereite Snacks vor dem Öffnen des Saals vor. Kontrolliere außerdem Toiletten, Wegweiser, Programmkarten und den Büchertisch, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Autorenabend organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen an die Autoren. Spätestens 14 Tage vor dem Termin sollten Programm, Bios und Vorlesetexte vorliegen.

Wann sollte das Programm für einen Autorenabend feststehen?

Finalisiere das Programm etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch mehrere Tage für Programmkarten, Wegweiser und die Bestätigung an die Autoren.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Autorenabend?

Plane mindestens 60 Minuten für Saal, Sitzplätze, Büchertisch und Technik ein. Öffne den Saal erst, wenn Mikrofone, Lautsprecher, Laptop und Präsentationskabel getestet sind.

Wie viele Getränke braucht man bei einem Autorenabend?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und Tee. Kaufe zusätzlich eine Reserve von ungefähr 10 Prozent ein, damit Nachschub nicht während der Lesung fehlt.