Soirée des auteurs : la checklist d’organisation

Une soirée des auteurs réussie repose surtout sur un enchaînement précis : confirmer la salle, cadrer le programme, puis suivre les inscriptions et les besoins des participants. Les textes de lecture, biographies et informations alimentaires doivent arriver assez tôt pour éviter les corrections de dernière minute. Prévoyez aussi le matériel technique, les sièges et les supports imprimés avant le jour J. Cette checklist rassemble 63 tâches et 43 éléments à prévoir, de la préparation à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Inviter les auteurs et les lecteurs
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Réserver la salle
Réserver des places assises
Réserver le matériel technique
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les biographies des auteurs
Recevoir les textes de lecture
Finaliser le programme
2 personnes
Envoyer la confirmation aux auteurs
Vérifier la liste des participants
Créer des badges nominatifs pour les auteurs
Imprimer les programmes
Imprimer les panneaux de parcours et de salle
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager un espace de lecture
2 personnes
Tester les microphones et l’enceinte
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Accueillir les auteurs
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les auteurs
Gérer les micros
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la table de livres
Recueillir les questions du public
Faire accompagner les séances de dédicaces des auteurs
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux auteurs
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Table de prise de parole
Table de livresqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à théqté 70
Verres à eauqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Cuillères à caféqté 70
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Conférencier
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Câble HDMI
Batteries externesqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 10
Cartes du programmeqté 80
Affichesqté 20
Panneaux d’orientationqté 8
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 10
Présentoirs à livresqté 6
Décoration de tableqté 8
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez les biographies et les textes de lecture au moins 10 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de finaliser le programme et de vérifier la durée de chaque intervention.
Fixez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant l’événement. Utilisez la liste finale pour confirmer les places assises et repérer les besoins alimentaires particuliers.
Testez les microphones sans fil, l’ordinateur portable, le câble HDMI et les rallonges au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi des batteries externes pour les appareils utilisés pendant la soirée.
Imprimez les programmes, les badges nominatifs et les panneaux de salle le jour précédent. Comptez un programme par personne inscrite, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’ouverture. Pour le café et le thé, installez séparément les tasses, verres, cuillères et plateaux afin d’éviter un attroupement au moment de l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée des auteurs ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le lieu, l’horaire et les modalités d’inscription. Une relance 7 jours avant permet de compléter la liste des participants.
Combien de places assises prévoir pour une soirée des auteurs ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite et 5 à 10 % de places supplémentaires si la salle le permet. Vérifiez la capacité définitive 3 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions.
Quand finaliser le programme d’une soirée des auteurs ?: Finalisez-le environ 7 jours avant la soirée, après réception des textes et des biographies. Envoyez ensuite la confirmation aux auteurs et préparez les cartes du programme.
Combien de temps avant ouvrir la salle ?: Ouvrez la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour contrôler les toilettes, installer les tables et tester le matériel technique. Gardez 30 minutes de réserve pour les imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.