Checklist voor een goed georganiseerde schrijversavond

Een schrijversavond vraagt meer voorbereiding dan alleen auteurs uitnodigen en stoelen neerzetten. Je moet het programma, de moderator, auteursinformatie, techniek en publieksvragen op elkaar afstemmen. Ook kleine zaken zoals een leeslamp bij de spreektafel, naambadges en een duidelijke bezoekerslijst worden snel vergeten. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar een zaal die klaar is voor ontvangst, voordrachten en vragen uit het publiek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma bevestigen
2 personen
Auteurs en moderator vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek en microfoons reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Auteursinformatie verzamelen
Publieksvragen verzamelen
Herinnering aan bezoekers sturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Programma's en naambadges printen
Auteursstukken klaarleggen
Bezoekerslijst en pennen klaarleggen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Spreektafel en leeslamp plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Boekentafel inrichten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen

Event

Auteurs en moderator ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste auteursgesprek begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Tweede auteursgesprek begeleiden
2 personen
Publieksvragen modereren
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Tafels afruimen
3 personen
Derde auteursgesprek begeleiden
2 personen
Boekverkoop begeleiden
2 personen
Auteurs laten signeren
2 personen
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Boekentafel afbouwen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Spreektafel
Boekentafelaantal 2
Garderoberekaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Leeslampenaantal 3
Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Boekensteunenaantal 6
Naamkaartjesaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 3
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg auteurs, moderator, datum en programma uiterlijk vier weken vooraf vast. Vraag auteurs meteen om een korte bio, correcte naamspelling en de stukken die zij willen voorlezen.
Plan de techniek niet pas op de dag zelf: reserveer draadloze microfoons, standaards, luidsprekers en een mengpaneel en test alle aansluitingen minimaal 60 minuten voor binnenkomst van het publiek.
Bereken de catering op basis van het aantal bevestigde aanmeldingen en tel dieetwensen apart op. Zet koffie in thermoskannen klaar en koel dranken vóór de zaal opengaat, zodat de ontvangst niet stilvalt.
Maak één definitieve tijdlijn met ontvangst, voordrachten, pauze en publieksvragen. Verzamel vragen vooraf en stuur bezoekers uiterlijk 48 uur van tevoren een herinnering met aanvangstijd en praktische informatie.
Richt de zaal eerst functioneel in: zet spreektafel, leeslamp, stoelen en boekentafel op voordat je tafellopers, bloemstukken en sfeerlampen toevoegt. Houd minstens 30 minuten vóór aanvang vrij voor een controle van toiletten, garderobe, naambadges en geluidsniveau.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schrijversavond organiseren?: Begin minimaal zes weken vooraf met datum, locatie, auteurs en moderator. Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken voor de avond en sluit de definitieve bezoekerslijst uiterlijk 48 uur vooraf.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een schrijversavond?: Reken op één microfoon per gelijktijdige spreker en houd één reserve achter de hand. Voor een auteur en moderator zijn dus minimaal twee microfoons praktisch; test ze minstens 60 minuten voor aanvang.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een schrijversavond?: Zet het aantal bevestigde aanmeldingen plus ongeveer 10 procent extra stoelen klaar. Bij 50 bezoekers betekent dat 55 stoelen, zodat late aanmeldingen of begeleiders geen probleem vormen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een schrijversavond verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst 48 uur voor het evenement. Gebruik die definitieve aantallen om catering en aparte serveerschalen voor te bereiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.