Checklist pour organiser une soirée des auteurs

Une soirée des auteurs repose sur un enchaînement précis : confirmer le programme, préparer les intervenants, accueillir le public et assurer le bon déroulement des échanges. Cette checklist couvre les 56 tâches du projet, de la réservation de la salle aux derniers tests de micros. Prévoyez aussi le catering, les exemplaires des livres, les badges nominatifs et l’éclairage de lecture. Utilisez les étapes dans l’ordre pour éviter les préparatifs urgents le jour même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le programme
2 personnes
Définir les auteurs et le modérateur
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la technique et les microphones
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Rassembler les informations sur les auteurs
Recueillir les questions du public
Envoyer un rappel aux visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer les programmes et les badges nominatifs
Préparer les exemplaires des auteurs
Préparer la liste des visiteurs et les stylos
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table de conférence et la lampe de lecture
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les auteurs et le modérateur
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer le premier entretien avec les auteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Animer le deuxième entretien avec l'auteur
2 personnes
Modérer les questions du public
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Animer le troisième entretien avec l’auteur
2 personnes
Assurer la vente des livres
2 personnes
Faire signer les auteurs
2 personnes
Servir les boissons d’au revoir
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter la table des livres
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table de prise de parole
Table de livresqté 2
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Batteries externesqté 2

Éclairage

Lampes de lectureqté 3
Lampes d'ambianceqté 6

Décoration

Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Serre-livresqté 6
Badges nominatifsqté 10

Cuisine

Glacièresqté 3
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, les auteurs, le modérateur et le programme avant d’envoyer les invitations. Sans ces informations, les inscriptions et les besoins alimentaires restent incomplets.
Réservez les microphones sans fil, les pieds, les haut-parleurs et la table de mixage plusieurs semaines à l’avance. Testez chaque micro dans la salle, avec l’ordinateur et le câble HDMI, avant l’arrivée du public.
Calculez le catering à partir du nombre d’inscrits et des réponses alimentaires reçues. Prévoyez les tasses, verres, assiettes, couverts, pichets à café, thermos et plateaux de service avant les courses.
Préparez les programmes, badges, liste des visiteurs et stylos au plus tard la veille. Gardez les exemplaires des auteurs sur une table de livres clairement séparée de la table de prise de parole.
Arrivez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour installer tables et chaises, régler l’éclairage, raccorder l’audio et vérifier la salle et les toilettes. Gardez du temps pour corriger l’agencement après le test du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée des auteurs ?: Commencez l’organisation au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement la salle et la technique, puis finalisez les inscriptions, le catering et le programme dans les 10 derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une soirée des auteurs ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu, les auteurs et le programme sont confirmés. Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la soirée avec l’horaire et les informations d’accès.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des visiteurs. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, la table de conférence, les lampes de lecture, le son, l’éclairage et la vérification des toilettes.
Quand préparer les badges et les programmes ?: Imprimez-les la veille, une fois la liste des visiteurs stabilisée. Préparez aussi quelques badges vierges et plusieurs stylos pour les inscriptions de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.