Autorenabend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Autorenabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Wer liest wann, wo sitzen die Gäste und funktioniert das Mikrofon? Plane zuerst Autoren, Moderation, Raum und Programm und kümmere dich danach um Einladungen, Anmeldungen und Catering. In den letzten Tagen zählen vor allem Techniktests, Besucher-Erinnerungen und gedruckte Unterlagen. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Tonprobe, Beleuchtung und ein letzter Rundgang durch Saal und Toiletten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm bestätigen
2 Personen
Autoren und Moderator festlegen
2 Personen
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Technik und Mikrofone reservieren
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Autoreninformationen sammeln
Publikumsfragen sammeln
Erinnerung an Besucher senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Programme und Namensschilder drucken
Autorenunterlagen bereitlegen
Besucherliste und Stifte bereitlegen
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Rednertisch und Leselampe aufstellen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Büchertisch einrichten
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Event
Autorinnen und Moderatorin empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Erstes Autorengespräch begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
Zweites Autorengespräch begleiten
2 Personen
Publikumsfragen moderieren
Buffet vorbereiten
3 Personen
Buffet servieren
4 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Drittes Autorengespräch begleiten
2 Personen
Buchverkauf begleiten
2 Personen
Autoren signieren lassen
2 Personen
Abschiedsgetränke servieren
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Büchertisch abbauen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Küche und Buffet reinigen
3 Personen
Saal und Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 10
- Rednertisch
- BüchertischAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- PowerbanksAnz. 2
Beleuchtung
- LeselampenAnz. 3
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Dekoration
- TischläuferAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 6
- BuchstützenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 10
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Zeitplan früh fest und plane neben den Lesungen auch Begrüßung, Fragen aus dem Publikum und Pausen ein. So kannst du Einladungen mit verlässlichen Anfangs- und Endzeiten verschicken.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Eine aktualisierte Besucherliste mit Stiften liegt am Einlass schneller bereit als einzelne Nachrichten oder handschriftliche Notizen.
- Reserviere Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und Mischpult nicht erst am Veranstaltungstag. Teste die komplette Verbindung mit Laptop, HDMI- und Verlängerungskabeln mindestens 60 Minuten vor dem Einlass.
- Bereite Autorenunterlagen, Namensschilder und Programme am Vortag vor. Lege für jeden Auftritt die benötigten Texte bereit und prüfe, ob die Leselampe am Rednertisch ausreichend Licht gibt.
- Kühle Getränke rechtzeitig und richte Tassen, Gläser, Teller und Besteck passend zum Catering her. Kontrolliere vor dem Einlass Sitzordnung, Büchertisch, Garderobe, Beleuchtung sowie Saal und Toiletten in einem kurzen Rundgang.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Autorenabend einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis etwa 7 Tage vorher, damit du Sitzplätze, Catering und Ernährungswünsche einplanen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Autorenabend?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Rednertisch, Beleuchtung und Dekoration ein. Beginne spätestens 60 Minuten vor dem Einlass mit dem vollständigen Mikrofon- und Tontest.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Autorenabend?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für die Autoren und Moderation ein. Kaufe die endgültige Menge erst nach Ablauf der Anmeldefrist.
- Was muss man beim Autorenabend für die Technik prüfen?
- Teste jedes Mikrofon einzeln, danach Lautsprecher, Mischpult, Laptop, HDMI-Verbindung und Verlängerungskabel. Schließe die Probe mindestens 60 Minuten vor Beginn ab und halte Powerbanks als Reserve bereit.
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