Noche de escritores: checklist para organizarla sin olvidos
Organizar una noche de escritores requiere coordinar autores, moderador, público y equipo técnico en un mismo horario. Esta checklist reúne 56 tareas y 40 materiales para avanzar desde la fecha y el programa hasta las pruebas de sonido, el catering y el montaje de la sala. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las preguntas del público y la información de cada autor. Sigue el plan por etapas y tendrás claro qué resolver primero y qué comprobar el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha y el programa
2 personas
Definir autores y moderador
2 personas
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar equipo técnico y micrófonos
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Recopilar la información del autor
Recoger preguntas del público
Enviar recordatorio a los visitantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Imprimir programas y acreditaciones
Preparar los trabajos de autor
Preparar la lista de visitantes y bolígrafos
Comprobar la sala y los baños
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar la mesa de orador y la lámpara de lectura
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los autores y al moderador
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Dar el discurso de apertura
Supervisar la primera entrevista con el autor
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Moderación de la segunda charla con el autor
2 personas
Moderar las preguntas del público
Preparar el buffet
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Acompañar la tercera entrevista con el autor
2 personas
Coordinar la venta de libros
2 personas
Hacer que los autores firmen
2 personas
Servir las bebidas de despedida
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar la mesa de libros
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar la cocina y el bufé
3 personas
Limpiar la sala y los baños
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 10
- Mesa de oradores
- Mesa de libroscant. 2
- Percherocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Baterías externascant. 2
Iluminación
- Lámparas de lecturacant. 3
- Luces decorativascant. 6
Decoración
- Manteles runnerscant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Sujetalibroscant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 10
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 6
- Abrebotellascant. 3
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa, los autores y el moderador antes de enviar las invitaciones. Así puedes publicar un horario coherente y evitar cambios cuando ya haya inscripciones.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y calcula el catering con los datos reales. Haz la compra después de cerrar la lista de asistentes, no varios días antes sin revisar las cantidades.
- Reserva con antelación los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil y cable HDMI. Programa una prueba completa del sonido y la iluminación antes de que llegue el público.
- Envía un recordatorio a los visitantes entre 24 y 48 horas antes e incluye la hora de apertura, el programa y cualquier indicación práctica. Imprime los programas, las acreditaciones y la lista de asistentes el día anterior.
- Reserva al menos 90 minutos para montar la sala: coloca sillas y mesas, prepara la mesa de oradores, la lámpara de lectura, la mesa de libros y la decoración. Deja 30 minutos adicionales para probar cada micrófono y ajustar la iluminación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de escritores?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la fecha, los autores, el moderador y la ubicación. Deja cerradas las inscripciones, el catering y el equipo técnico al menos 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?
- Calcula 90 minutos para mesas, sillas, mesa de oradores, mesa de libros y decoración. Añade otros 30 minutos para conectar el sonido, probar los micrófonos y configurar la iluminación.
- ¿Cuándo se debe enviar el recordatorio a los asistentes?
- Envíalo entre 24 y 48 horas antes de la noche de escritores. Incluye la hora, el programa y cualquier información necesaria para que no tengas que resolver dudas justo antes de empezar.
- ¿Cuándo hay que preparar los programas y las acreditaciones?
- Imprímelos el día anterior, cuando el programa y la lista de autores ya estén confirmados. Prepara también la lista de visitantes y los bolígrafos para tener el registro listo al abrir la sala.
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