Checklist voor een schooltentoonstelling organiseren

Een schooltentoonstelling vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst bepaal je thema, programma en deelnemers, daarna regel je locatie, materialen en bezoekers. Werkstukken moeten worden geïnventariseerd, gecontroleerd en voorzien van codes en bijschriften voordat ze naar de zaal gaan. Denk ook aan de plattegrond, routebordjes, techniek en catering. Met deze checklist houd je overzicht over de 68 taken en 66 spullen die nodig zijn voor een verzorgde tentoonstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en programma vaststellen
3 personen
Deelnemers en werkstukken inventariseren
2 personen
Tentoonstellingslocatie reserveren
Opbouwplan voor de ruimte maken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Catering bestellen
Technische benodigdheden reserveren
Werkstukken controleren
3 personen
Werkstukken coderen
2 personen
Bijschriften opstellen
3 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
Route- en zaalbordjes maken
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Werkstukken naar locatie brengen
4 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Tentoonstellingspanelen plaatsen
4 personen
Tafelkleden aanbrengen
2 personen
Werkstukken per thema indelen
4 personen
Werkstukken ophangen
4 personen
Werkstukken op tafels plaatsen
3 personen
Bijschriften bevestigen
3 personen
Verlichting op werkstukken richten
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Naamstickers klaarleggen
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
Toiletten bevoorraden
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma's uitdelen
Bezoekers naar zalen verwijzen
2 personen
Werkstukken toelichten
4 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Tentoonstelling bewaken
2 personen
Fotomoment begeleiden
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Werkstukken voorzichtig verwijderen
4 personen
Panelen en decoratie afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen tellen en verpakken
3 personen
Werkstukken terugbrengen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 40
Tentoonstellingspanelenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 6

Presentatie

Presentatiebordenaantal 20
Fotolijstenaantal 30
Werkstukstandaardsaantal 20
Klembordenaantal 6
Prikbordenaantal 6
Acrylhoudersaantal 24
Sieradenstandaardsaantal 6
Sculptuurvoetenaantal 8
Vitrinekastenaantal 2
Schaaltjes voor labelsaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 8
Vlaggetjesaantal 6
Kunstplantenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Vaasjesaantal 10
LED-kaarsenaantal 20
Fotohokje-accessoires

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beeldschermenaantal 2
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Waterkannenaantal 6

Registratie

Registratietafelbord
Bezoekersbadgehoudersaantal 100
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 6
Naamstickervellenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Veiligheid

Kabelafdekkersaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk twee weken voor de opening een overzicht van alle deelnemers en werkstukken. Noteer per werkstuk de maker, titel, afmetingen en gewenste presentatievorm, zodat je op tijd standaards, lijsten, vitrinekasten of panelen kunt klaarzetten.
Plan de zaalindeling vóór je tafels, stoelen en tentoonstellingspanelen plaatst. Houd een duidelijke bezoekersroute vrij en controleer of kabels van LED-spots, beeldschermen en een projector geen looppaden kruisen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden. Bestel de catering uiterlijk enkele dagen vooraf en leg vast wie bij ontvangst, uitgifte en opruimen helpt.
Druk programma, bezoekerslijst, bijschriften en routebordjes niet pas op de openingsdag. Controleer alle teksten minimaal 48 uur eerder; zo kun je ontbrekende namen, codes of zaalverwijzingen nog aanpassen.
Reserveer technische benodigdheden en test ze tijdens de opbouw. Sluit laptop, beeldschermen, projector, projectiescherm, stekkerdozen en verlengkabels minstens één keer aan op de plek waar ze gebruikt worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schooltentoonstelling organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken voor de openingsdatum. Reserveer de locatie en bepaal thema en programma in de eerste week; gebruik de laatste 2 weken voor werkstukcontrole, drukwerk en de definitieve opbouw.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een schooltentoonstelling?: Reken voor een gemiddelde schooltentoonstelling op 3 tot 5 uur opbouwtijd. Zet eerst tafels, stoelen en panelen neer, plaats daarna de werkstukken en test als laatste de verlichting en audiovisuele apparatuur.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een schooltentoonstelling versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de aanmelding 5 tot 7 dagen voor de opening. Dan heb je nog tijd om bezoekersaantallen, dieetwensen, catering en de bezoekerslijst te verwerken.
Hoe label je werkstukken op een schooltentoonstelling?: Geef elk werkstuk één unieke code en zet die code op het werkstuk, de plattegrond en het bijschrift. Controleer alle labels uiterlijk 48 uur voor de opening, zodat namen, titels en locaties overeenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.