Checklist pour organiser une exposition scolaire

Une exposition scolaire demande plus qu’un accrochage de travaux. Il faut recenser les participants, réserver un espace adapté, préparer les légendes et organiser la circulation des visiteurs. Cette checklist rassemble 68 tâches et 66 fournitures, du choix du thème au rangement final. Utilisez-la plusieurs semaines à l’avance pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les besoins alimentaires, les rallonges et le transport des œuvres.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le thème et le programme
3 personnes
Inventorier les participants et les travaux
2 personnes
Réserver le lieu d’exposition
Créer le plan d’installation de l’espace
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Commander le catering
Réserver le matériel technique
Contrôler les pièces
3 personnes
Coder les pièces
2 personnes
Rédiger les légendes
3 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
Créer les panneaux de route et de salle
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
3 personnes
Acheminer les travaux sur le lieu
4 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les panneaux d'exposition
4 personnes
Installer les nappes
2 personnes
Classer les travaux par thème
4 personnes
Accrocher les œuvres
4 personnes
Placer les pièces sur les tables
3 personnes
Valider les légendes
3 personnes
Orienter l’éclairage vers les œuvres
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
Orienter les visiteurs vers les salles
2 personnes
Présenter les travaux
4 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
Surveiller l’exposition
2 personnes
Animer le moment photo
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Retirer les pièces avec précaution
4 personnes
Démonter les panneaux et la décoration
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Compter et emballer le matériel
3 personnes
Rapporter les travaux
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 40
Panneaux d’expositionqté 12
Nappesqté 8
Tabouretsqté 6

Présentation

Panneaux de présentationqté 20
Cadres photoqté 30
Supports pour travauxqté 20
Presse-papiersqté 6
Panneaux d’affichageqté 6
Supports en acryliqueqté 24
Présentoirs à bijouxqté 6
Pieds de sculptureqté 8
Vitrinesqté 2
Petites coupelles pour les étiquettesqté 6

Décoration

Guirlandesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Plantes artificiellesqté 8
Tissus décoratifsqté 6
Petits vasesqté 10
Bougies LEDqté 20
Accessoires de photobooth

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Écransqté 2
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Carafes d’eauqté 6

Inscription

Panneau de table d’inscription
Porte-badges visiteursqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Feuilles d’étiquettes prénomqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Sécurité

Caches-câblesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 4
Gants de travailqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par inventorier les participants et leurs travaux avant de concevoir le plan d’installation. Vous saurez ainsi combien prévoir de panneaux, cadres, vitrines, supports et tables.
Réservez le lieu avant d’envoyer les invitations et vérifiez sa capacité, ses toilettes et ses possibilités d’alimentation électrique. Pour une exposition avec écrans ou projecteur, testez les prises et la visibilité dès la visite technique.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’exposition. Ce délai permet de traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et commander des quantités de traiteur adaptées.
Préparez le codage des œuvres et les légendes avant le montage. Imprimez aussi le plan visiteurs, les panneaux de salle et le programme au plus tard la veille pour éviter une impression précipitée le jour même.
Prévoyez une équipe de montage avec un créneau d’au moins 2 heures avant l’ouverture. Installez d’abord tables, chaises et panneaux, puis les œuvres, l’éclairage, les nappes et la signalétique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une exposition scolaire ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les réservations, inscriptions, besoins alimentaires et commandes de matériel doivent être finalisés au moins 10 jours avant l’ouverture.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une exposition scolaire ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste des visiteurs et de commander le traiteur.
Combien de temps faut-il pour installer une exposition scolaire ?: Réservez au moins 2 heures pour installer une exposition de taille courante, davantage si elle comprend des vitrines, des écrans ou un projecteur. Gardez ensuite 30 minutes pour tester l’éclairage, les câbles et la circulation.
Que faut-il vérifier la veille d’une exposition scolaire ?: Vérifiez les œuvres codées, les légendes, le programme, la signalétique, les toilettes et le matériel technique. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, goulottes de câbles et supports avant l’arrivée des visiteurs.

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