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Schulausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Schulausstellung braucht mehr Vorbereitung als nur schöne Arbeiten an der Wand. Du musst Anmeldungen und Ernährungswünsche erfassen, Exponate codieren, Beschriftungen erstellen und den Raum so planen, dass Besucher sich gut orientieren. Beginne mehrere Wochen vorher mit Ort, Programm und Einladungen. In den letzten Tagen folgen Catering, Drucksachen, Technik und der Transport; am Veranstaltungstag prüfst du Toiletten, Wege, Beleuchtung und die Präsentation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Thema und Programm festlegen

    3 Personen

  • Teilnehmer und Werke erfassen

    2 Personen

  • Ausstellungsort reservieren

  • Aufbauplan für den Raum erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Technisches Equipment reservieren

  • Werke kontrollieren

    3 Personen

  • Werkstücke codieren

    2 Personen

  • Bildunterschriften verfassen

    3 Personen

  • Besucherplan erstellen

    2 Personen

  • Wegweiser und Raumschilder erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Exponate zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Ausstellungspanels aufstellen

    4 Personen

  • Tischdecken auflegen

    2 Personen

  • Werke nach Thema einteilen

    4 Personen

  • Werkarbeiten aufhängen

    4 Personen

  • Exponate auf den Tischen platzieren

    3 Personen

  • Beschriftungen anbringen

    3 Personen

  • Beleuchtung auf die Exponate ausrichten

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Namensaufkleber bereitlegen

  • Sicherheitsroute freimachen

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Empfangsteam einweisen

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Programme ausgeben

  • Besucher zu den Hallen leiten

    2 Personen

  • Werke erläutern

    4 Personen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Ausstellung bewachen

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Werke vorsichtig entfernen

    4 Personen

  • Paneele und Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zählen und verpacken

    3 Personen

  • Werke zurückbringen

    4 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 40
  • AusstellungspanelsAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8
  • HockerAnz. 6

Präsentation

  • PräsentationstafelnAnz. 20
  • BilderrahmenAnz. 30
  • WerkstückständerAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6
  • PinnwändeAnz. 6
  • AcrylhalterAnz. 24
  • SchmuckständerAnz. 6
  • SkulpturfüßeAnz. 8
  • VitrinenschränkeAnz. 2
  • Schälchen für EtikettenAnz. 6

Dekoration

  • GirlandenAnz. 8
  • WimpelAnz. 6
  • KunstpflanzenAnz. 8
  • Dekorative StoffeAnz. 6
  • VasenAnz. 10
  • LED-KerzenAnz. 20
  • Fotobox-Zubehör

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 20

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • BildschirmeAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • USB-SticksAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • WasserkannenAnz. 6

Registrierung

  • Registrierungstisch-Schild
  • BesucherausweishüllenAnz. 100
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6
  • NamensetikettenbögenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MüllbeutelhalterAnz. 8
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Staubsauger
  • BesensetsAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Sicherheit

  • KabelabdeckungenAnz. 12
  • WarnschilderAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege zuerst Thema, Programm und Raumaufteilung fest. Plane neben Tischen und Stühlen auch Ausstellungspanels, Präsentationstafeln, Vitrinen oder Ständer ein, damit jedes Werk einen passenden Platz bekommt.
  • Erfasse Teilnehmer und Werke in einer Liste und vergib frühzeitig Codes. Kontrolliere jedes Werk vor dem Transport und verfasse die Bildunterschriften, bevor der Aufbau beginnt.
  • Öffne das Anmeldeformular mit einer klaren Frist und frage Ernährungswünsche direkt ab. Bestelle das Catering erst nach Ablauf der Anmeldung und rechne die bestätigten Personen plus einen kleinen Puffer ein.
  • Drucke Programm, Besucherliste, Wegweiser und Raumschilder spätestens am Vortag. Kontrolliere außerdem, ob Laptop, Bildschirme, Projektor, Leinwand und passende Kabel tatsächlich vorhanden und kompatibel sind.
  • Plane den Aufbau mit festen Zuständigkeiten und einer Reihenfolge: Raum kontrollieren, Mobiliar stellen, Panels aufbauen, Tischdecken auflegen, Werke platzieren und zuletzt Beleuchtung sowie Beschilderung testen. Reserviere dafür mindestens zwei bis drei Stunden vor Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schulausstellung planen?
Starte idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Thema, Programm, Ausstellungsort und Teilnehmern. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens drei Wochen vor dem Termin laufen, damit Catering und Raumplanung belastbar sind.
Was muss man für eine Schulausstellung ausstellen?
Neben den Werken brauchst du je nach Präsentation Bilderrahmen, Werkstückständer, Acrylhalter, Pinnwände oder Vitrinenschränke. Plane außerdem Bildunterschriften, Codes und eine Besuchsführung ein, damit jedes Exponat eindeutig zugeordnet werden kann.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Schulausstellung?
Für Mobiliar, Ausstellungspanels, Exponate, Beschriftungen und Technik solltest du mindestens zwei bis drei Stunden einplanen. Bei vielen Arbeiten oder mehreren Räumen sind vier Stunden realistischer; teste Projektor und Beleuchtung vor dem Einlass.
Wann sollte man das Catering für eine Schulausstellung bestellen?
Bestelle das Catering nach Ende der Anmeldefrist, meist sieben bis zehn Tage vor der Ausstellung. Berücksichtige die bestätigte Personenzahl und die erfassten Ernährungswünsche, statt nur nach einer groben Schätzung zu bestellen.

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