Checklist para organizar una exposición escolar sin olvidar nada

Organizar una exposición escolar requiere coordinar las obras, el espacio y la visita del público en el orden adecuado. Este plan reúne 68 tareas y 66 materiales para pasar de la idea inicial al desmontaje sin improvisar. Incluye la inscripción de participantes, la revisión y codificación de las obras, el montaje de paneles y vitrinas, la señalización y la preparación del catering. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como los pies de foto, los cables y la lista de visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el tema y el programa
3 personas
Inventariar participantes y obras
2 personas
Reservar el recinto de la exposición
Crear el plan de montaje del espacio
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Pedir el catering
Reservar material técnico
Revisar los trabajos
3 personas
Codificar las obras
2 personas
Redactar los pies de foto
3 personas
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
Hacer señales de ruta y salas
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Hacer la compra
3 personas
Llevar las piezas al recinto
4 personas
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Colocar paneles de exposición
4 personas
Colocar manteles
2 personas
Clasificar los trabajos por tema
4 personas
Colgar las obras
4 personas
Colocar los trabajos sobre las mesas
3 personas
Confirmar los subtítulos
3 personas
Dirigir la iluminación a las piezas
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Preparar las etiquetas con nombres
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Abastecer los baños
Instruir al equipo de recepción
3 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir programas
Indicar a los visitantes las salas
2 personas
Explicar los trabajos
4 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Vigilar la exposición
2 personas
Coordinar el momento de fotos
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Retirar las piezas con cuidado
4 personas
Desmontar paneles y decoración
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar las salas
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Contar y empaquetar el material
3 personas
Devolver piezas de trabajo
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar lo sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 40
Paneles de exposicióncant. 12
Mantelescant. 8
Taburetescant. 6

Presentación

Paneles de presentacióncant. 20
Marcos de fotoscant. 30
Soportes para trabajoscant. 20
Portapapelescant. 6
Tableros de corchocant. 6
Portafolletos de acrílicocant. 24
Expositores de joyascant. 6
Bases de la esculturacant. 8
Vitrinascant. 2
Recipientes para etiquetascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banderinescant. 6
Plantas artificialescant. 8
Paños decorativoscant. 6
Jarroncitoscant. 10
Velas LEDcant. 20
Accesorios para fotomatón

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Pantallascant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 3
Memorias USBcant. 3
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Jarras de aguacant. 6

Registro

Cartel de la mesa de registro
Portabadges para visitantescant. 100
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Hojas de pegatinas con nombrescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Aspiradora
Sets de escobacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 2

Seguridad

Cubrecablescant. 12
Señales de advertenciacant. 4
Guantes de trabajocant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el tema y el programa antes de abrir las inscripciones: así puedes pedir a cada participante los datos correctos de la obra y calcular mejor el espacio necesario.
Revisa y codifica las obras antes de transportarlas. Prepara los pies de foto y una lista de control por pieza; hacerlo durante el montaje suele provocar errores y etiquetas cambiadas.
Reserva la sala y el material técnico con varias semanas de margen. Comprueba que haya suficientes paneles, vitrinas, soportes, focos LED, cables alargadores y regletas para el montaje previsto.
Envía las invitaciones después de confirmar el programa y fija una fecha límite de inscripción. Recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes de pedir el catering para no calcular las cantidades a ciegas.
Haz un recorrido completo por la exposición antes de abrir: prueba el proyector y las pantallas, oculta los cables con canaletas, coloca el mapa de visitantes y verifica los baños y las señales de ruta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición escolar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el recinto y el material técnico; deja la última semana para confirmar asistentes, revisar las obras, imprimir el programa y cerrar el catering.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una exposición escolar?: Pídelo entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Para calcular las bebidas, cuenta aproximadamente 2 unidades por persona durante la primera hora y añade agua para todos.
¿Cuándo se deben preparar las etiquetas de las obras?: Redacta e imprime los pies de foto entre 3 y 5 días antes del montaje, después de revisar y codificar cada pieza. Lleva algunas etiquetas en blanco para cambios de última hora, pero no dependas de escribirlas todas en la sala.
¿Qué se revisa el día del montaje de una exposición escolar?: Reserva al menos 3 horas para montar mesas, sillas, paneles y soportes, y para colocar la iluminación. Antes de abrir, prueba el proyector, las pantallas y las conexiones, comprueba los baños y haz el recorrido siguiendo el mapa del visitante.

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