Schoolpleinrommelmarkt organiseren: checklist

Een schoolpleinrommelmarkt vraagt vooral om strakke afspraken over ruimte, verkopers en slecht weer. Leg eerst datum, tijden en plein vast en werk daarna toe naar aanmeldingen, kraamindeling en vrijwilligers. Controleer tijdig vergunningen en aansprakelijkheid; dat wordt bij een evenement op school vaak te laat nagekeken. In de laatste week draait alles om bevestigingen, plattegronden, wisselgeld en het klaarzetten van tafels, tenten, bewegwijzering en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
2 personen
Schoolplein reserveren
Benodigde vergunningen controleren
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Tafels en tenten reserveren
Plattegrond van het plein maken
2 personen
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkopers indelen
2 personen
Bevestigingen naar verkopers sturen
Allergieën en dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Betaalwijze voor kraam bepalen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
Laatste herinnering versturen
Verkoperslijst afdrukken
Prijslijsten en plattegrond afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Contant wisselgeld ophalen
Verkoopmaterialen sorteren
2 personen
Dranken en hapjes klaarzetten
2 personen
Schoolplein controleren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Kraamnummering ophangen
2 personen
Informatiebord plaatsen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar kramen wijzen
2 personen
Kramen inrichten
6 personen
Entree en informatie bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verkopers aanspreken over eindtijd
Verkopers helpen met afbouwen
4 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Schoolplein vegen
2 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven goederen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie definitief opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 24
Kleedjes voor grondkramenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handmegafoon
Kassa'saantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Wisselgeldkistjesaantal 2
Portofoonsaantal 4
Klembordenaantal 4
Nietmachinesaantal 2
Scharenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Kraamnummerbordenaantal 24
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonnenpomp

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Schaaltjesaantal 8
Koelelementenaantal 12
Openersaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Afvalgrijpersaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Tips

Maak de plattegrond zodra je weet hoeveel verkopers meedoen. Reserveer naast verkoopplekken ook ruimte voor looproutes, entree, vrijwilligers en een plek waar bezoekers hun spullen kunnen neerzetten.
Stuur verkopers uiterlijk één week vooraf hun kraamnummer, opbouwtijd, betaalwijze en voorwaarden. Zet ook duidelijk of ze zelf een tafel of kleedje moeten meenemen of dat dit centraal geregeld is.
Plan de vrijwilligers in blokken van 2 à 3 uur. Wijs minstens één persoon aan voor verkopers en kraamnummers, één voor entree of betalingen en één voor praktische problemen tijdens de markt.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan het slechtweerplan. Tenten, tafels, verlengkabels en verlichting moeten niet pas op de ochtend zelf worden verzameld.
Tel contant wisselgeld en controleer betaalmaterialen minimaal één dag vooraf. Leg prijslijsten, plattegrond, verkoperslijst, kraamnummerborden en pijlborden samen klaar, zodat je opbouwploeg niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schoolpleinrommelmarkt organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, plein, vergunningen en reserveringen. Verstuur uitnodigingen en open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je 2 weken voor de markt de indeling kunt maken.
Heb ik een vergunning nodig voor een schoolpleinrommelmarkt?: Dat hangt af van de gemeente, locatie en omvang van de markt. Controleer dit uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf bij de gemeente en vraag ook na of een melding, verzekering of aanvullende toestemming nodig is.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een schoolpleinrommelmarkt?: Reken op minimaal 1 coördinator plus ongeveer 1 vrijwilliger per 10 tot 15 verkopers. Plan daarnaast een opbouw- en opruimploeg; voor een markt van 30 verkopers zijn 4 tot 6 vrijwilligers tegelijk meestal werkbaar.
Wanneer controleer ik het weer voor een schoolpleinrommelmarkt?: Doe een eerste controle 3 dagen vooraf en neem 48 uur vooraf een definitieve beslissing over het slechtweerplan. Informeer verkopers en vrijwilligers uiterlijk 24 uur vooraf over de doorgang, gewijzigde tijden of alternatieve locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.