Schulhof-Flohmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulhof-Flohmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Verkäufer. Kläre zuerst Termin, Schulhof, Genehmigungen und Haftung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Helferplanung und die Organisation von Wechselgeld, Getränken und Ausrüstung. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt bis zur Kontrolle des Schulhofs nach dem Abbau. Besonders hilfreich sind feste Fristen: So bleiben Lageplan, Verkäuferliste und Schlechtwetterplan nicht bis zum letzten Tag liegen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Schulhof reservieren
Erforderliche Genehmigungen prüfen
Versicherung und Haftung prüfen
Tische und Zelte reservieren
Lageplan des Platzes erstellen
2 Personen
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Verkäufer einteilen
2 Personen
Bestätigungen an Anbieter senden
Allergien und Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Zahlungsweise für den Stand festlegen
Wettervorhersage prüfen
Schlechtwetterplan bestätigen
2 Personen
Letzte Erinnerung versenden
Verkäuferliste drucken
Preislisten und Lageplan ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Bargeldwechselgeld abholen
Verkaufsmaterialien sortieren
2 Personen
Getränke und Snacks bereitstellen
2 Personen
Schulhof kontrollieren
2 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
Standnummerierung aufhängen
2 Personen
Infotafel aufstellen

Event

Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zu den Ständen lotsen
2 Personen
Stände einrichten
6 Personen
Eingang und Information besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Verkäufer auf die Endzeit ansprechen
Verkäufer beim Abbau unterstützen
4 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Schulhof fegen
2 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Materialien trocken lagern
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Waren wegräumen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Location schlüsselfertig übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 24
StühleAnz. 30
TischdeckenAnz. 24
Tücher für BodenkramenAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Handmegafon
KassenAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 4
KlemmbretterAnz. 4
TackerAnz. 2
ScherenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Dekoration

StandnummernschilderAnz. 24
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 50
Ballonpumpe

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
SchälchenAnz. 8
KühlelementeAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 3
BlechdosenAnz. 2
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
AbfallgreiferAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Tipps

Reserviere den Schulhof und Tische oder Zelte möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei auch, ob für die Veranstaltung eine Genehmigung oder zusätzliche Versicherung nötig ist.
Lege für Verkäufer eine Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor dem Flohmarkt fest. Danach kannst du die Stände einteilen, Bestätigungen verschicken und einen übersichtlichen Lageplan erstellen.
Plane pro 10 Verkaufsständen mindestens 2 Helfer für Aufbau, Einweisung und Abbau ein. Drucke Verkäuferliste, Standnummern, Preisinformationen und Lageplan spätestens am Vortag aus.
Schicke die letzte Erinnerung 2 bis 3 Tage vorher. Nenne darin Ankunftszeit, Standnummer, Zahlungsweise für den Stand sowie den Treffpunkt und die Regeln für schlechtes Wetter.
Kaufe Wechselgeld und Verpflegung am Vortag ein und sortiere Verkaufsmaterialien getrennt nach Aufbau, Getränken und Kaffee. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, LED-Lampen, Batterien und Kühlboxen, bevor der Aufbau beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Schulhof-Flohmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Reservierung und Genehmigungsprüfung. Die Anmeldefrist für Verkäufer sollte etwa 3 Wochen vor dem Flohmarkt enden.
Wie viele Helfer braucht ein Schulhof-Flohmarkt?: Plane mindestens 2 Helfer pro 10 Verkaufsstände für Aufbau, Einweisung und Abbau ein. Zusätzlich sollte während der Öffnungszeit mindestens eine Ansprechperson erreichbar sein.
Wann verschickt man die letzte Erinnerung an die Verkäufer?: Versende die letzte Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Sie sollte Standnummer, Ankunftszeit, Zahlungsweise, Lageplan und den Schlechtwetterplan enthalten.
Was muss man für einen Schulhof-Flohmarkt am Vortag vorbereiten?: Drucke Verkäuferliste, Standnummern und Lageplan aus, hole Wechselgeld und kaufe Getränke und Snacks ein. Sortiere außerdem Kabel, Beleuchtung, Geschirr und Verkaufsmaterialien, damit der Aufbau am Veranstaltungstag ohne Suchen beginnt.

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