Checklist pour organiser une brocante dans la cour d'une école

Une brocante dans la cour d'une école demande plus qu'une liste d'exposants et quelques tables. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations et l'assurance, organiser les emplacements, puis coordonner les bénévoles et le matériel. Cette checklist de 53 tâches et 46 fournitures suit l'ordre utile, des premières décisions au contrôle de la cour le jour J. Elle inclut aussi les confirmations aux vendeurs, le plan en cas de pluie et la préparation des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires
2 personnes
Réserver la cour de l'école
Vérifier les autorisations nécessaires
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Réserver tables et tentes
Créer le plan de la place
2 personnes
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les vendeurs
2 personnes
Envoyer les confirmations aux vendeurs
Recueillir les allergies et les régimes alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Déterminer le mode de paiement pour le stand
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Envoyer le dernier rappel
Imprimer la liste des vendeurs
Imprimer les listes de prix et le plan
Faire les courses
2 personnes
Récupérer la monnaie
Trier le matériel de vente
2 personnes
Préparer les boissons et les amuse-bouches
2 personnes
Vérifier la cour de l’école
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Afficher la numérotation des stands
2 personnes
Installer le panneau d'information

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Indiquer les stands aux vendeurs
2 personnes
Aménager les stands
6 personnes
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Informer les vendeurs de l’heure de fin
Aider les vendeurs au démontage
4 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Balayer la cour de l’école
2 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les marchandises restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Livrer définitivement le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 30
Nappesqté 24
Nappes pour stands au solqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone à main
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2
Caisses de monnaieqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Presse-papiersqté 4
Agrafeusesqté 2
Ciseauxqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Panneaux de numéro de standqté 24
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 50
Pompe à ballons

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à café réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 8
Pains de glaceqté 12
Ouvre-bouteillesqté 3

Catering

Courses

Nettoyage

Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Poubellesqté 8

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de lancer les inscriptions : prévoyez ensuite un délai d'au moins 2 à 3 semaines pour traiter les réponses, répartir les stands et envoyer les confirmations.
Ne réservez pas seulement les tables : comptez aussi les tentes, les chaises, les nappes et les rallonges nécessaires. Vérifiez les dimensions de la cour avant de finaliser le plan de la place.
Envoyez aux vendeurs des conditions écrites avec l'heure d'arrivée, le mode de paiement du stand, la taille de l'emplacement et les règles de circulation. Un dernier rappel 2 à 3 jours avant limite les oublis.
Préparez le plan des stands, la liste des vendeurs et les panneaux numérotés avant le matin de la brocante. Gardez plusieurs exemplaires imprimés à l'accueil pour orienter les exposants sans interrompre l'installation.
Décidez du mauvais temps avant de faire les courses et prévoyez un emplacement protégé pour les boissons. Contrôlez la cour la veille ou le matin même : accès, prises électriques, tables, tentes et éclairage doivent être vérifiés séparément.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante dans une cour d'école ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la cour, vérifier les autorisations et l'assurance, recruter les bénévoles et gérer les inscriptions des vendeurs.
Quelles autorisations faut-il pour une brocante dans une école ?: Vérifiez auprès de la direction de l'école et de la commune quelles autorisations sont nécessaires, puis contrôlez la responsabilité civile avant d'ouvrir les inscriptions. Faites cette vérification au moins 4 semaines à l'avance, car les démarches peuvent modifier le lieu ou les horaires.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Traitez les inscriptions au fur et à mesure et envoyez la confirmation définitive environ 10 à 14 jours avant la brocante. Renvoyez ensuite un dernier rappel 2 à 3 jours avant avec l'heure d'arrivée, le numéro du stand et les consignes météo.
Que prévoir en cas de pluie pour une brocante dans une cour d'école ?: Décidez au plus tard 48 heures avant si la brocante est maintenue, déplacée ou annulée selon les prévisions et les règles du lieu. Les tentes ne suffisent pas toujours : confirmez aussi l'accès, la sécurité des rallonges et l'espace disponible pour les vendeurs et les visiteurs.

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