Zo organiseer je een schoolconcert zonder last-minute stress

Begin met de datum en zaal, en werk daarna van programma naar uitvoering. Verzamel vroeg welke leerlingen optreden, wie hen begeleidt en welke technische eisen elk optreden heeft. Pas als de planning staat, regel je uitnodigingen, catering, decoratie en vrijwilligers. Een schoolconcert loopt meestal niet vast op het podium, maar bij ontbrekende muziekbestanden, onduidelijke publieksstromen of techniek die niet is getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal bevestigen
2 personen
2
Reserveringen vastleggen
3
Programma samenstellen
3 personen
4
Optredende leerlingen inventariseren
2 personen
5
Contactgegevens ouders verzamelen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Optreedvolgorde bevestigen
2 personen
12
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
13
Technische eisen inventariseren
2 personen
14
Locatie-instructies versturen
15
Catering bestellen
2 personen
16
Decoratie bestellen
17
Techniek reserveren
18
Plattegrond publieksruimte maken
2 personen
19
Stoelenplan maken
2 personen
20
Draaiboek afdrukken
21
Naamkaartjes maken
2 personen
22
Programmafolders afdrukken
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Materialen controleren
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

27
Techniek uitpakken
3 personen
28
Zaal openen
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
5 personen
31
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Entree inrichten
2 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Cateringtafel inrichten
3 personen
36
Servies klaarzetten
2 personen
37
Hapjes uitstallen
3 personen
38
Licht ophangen
3 personen
39
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
40
Microfoons aansluiten
2 personen
41
Instrumenten klaarzetten
4 personen
42
Muziekbestanden testen
2 personen
43
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
44
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
45
Optredens doorlopen
5 personen
46
Deelnemers ontvangen
3 personen
47
Publiek ontvangen
4 personen
48
Programmafolders uitdelen
2 personen
49
Kaartjes controleren
2 personen
50
Concert presenteren
51
Optredens begeleiden
3 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes bijvullen
2 personen
55
Pauze aankondigen
56
Publiek naar pauze begeleiden
3 personen
57
Pauzecatering verzorgen
3 personen
58
Laatste optreden begeleiden
3 personen
59
Afscheid aankondigen
60
Publiek uitgeleiden
3 personen
61
Garderobe begeleiden
2 personen
62
Catering afbouwen
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

64
Geluid demonteren
3 personen
65
Licht demonteren
2 personen
66
Instrumenten opruimen
4 personen
67
Stoelen opruimen
4 personen
68
Tafels opruimen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Zaal schoonmaken
4 personen
72
Toiletten controleren
2 personen
73
Decoratie verwijderen
3 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen verzamelen
2 personen
76
Apparatuur inpakken
3 personen
77
Locatie afsluiten
2 personen
78
Huurmaterialen retourneren
2 personen
79
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
80
Gevonden voorwerpen sorteren
81
Gevonden voorwerpen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 180
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 4
Luidsprekerkabelsaantal 4
Microfoonkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Reservebatterijenaantal 12
Laptop
USB-stickaantal 2
Metronoom
Aansluitadaptersaantal 6

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerlampenaantal 8
Lichtkabelsaantal 8

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenaantal 120
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnaantal 6
Papieren sterrenaantal 20
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2
Scharenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Dessertbordjesaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk vier weken vooraf een inventarisatie van alle optredende leerlingen, contactgegevens van ouders en dieetwensen. Gebruik die informatie meteen voor uitnodigingen en catering, zodat je geen wijzigingen op de laatste dag hoeft te verwerken.
Maak de optreedvolgorde pas definitief nadat je per act de muziekbestanden en technische eisen hebt ontvangen. Reserveer minimaal één volledige doorloop vóór de ontvangst van het publiek en test daarbij microfoons, DI-boxen, laptop, USB-stick en aansluitadapters.
Werk met één plattegrond voor publiek en één stoelenplan voor de zaal. Houd de garderobe, afzetpalen en looproutes apart van kabels, stekkerdozen en verlengkabels; dat voorkomt opstoppingen bij binnenkomst.
Wijs vrijwilligers vaste tijdsblokken toe voor ontvangst, garderobe, backstage en opruimen. Zet hun namen, telefoonnummers en taken in het draaiboek en druk minstens één exemplaar af voor de coördinator en één voor de techniek.
Regel dranken, programmafolders, naamkaartjes en decoratie niet op de concertdag zelf. Koel de dranken vooraf, controleer alle materialen bij binnenkomst en leg reservebatterijen, kabels en plakband klaar voordat de eerste leerling arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolconcert organiseren?: Leg datum en zaal bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Begin uiterlijk 4 weken voor het concert met het programma, de leerlingen, uitnodigingen, vrijwilligers en technische inventarisatie.
Hoe maak je een draaiboek voor een schoolconcert?: Zet per onderdeel een tijd, verantwoordelijke en locatie: opbouw, soundcheck, ontvangst, optredens, pauze en opruimen. Print het draaiboek uiterlijk 1 dag vooraf en geef de techniek en hoofdcoördinator elk een exemplaar.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een schoolconcert?: Plan minimaal 2 uur voor opbouw en aansluitingen en daarna een volledige soundcheck. Test per optreden de microfoons, muziekbestanden, DI-boxen, kabels, verlichting en eventuele reservebatterijen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een schoolconcert?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf, zodra datum, zaal en programma-indeling voldoende vaststaan. Houd daarna minimaal 1 week aan voor aanmeldingen en dieetwensen voordat je catering bestelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.