Cómo organizar un concierto escolar sin perderse ningún detalle

Un concierto escolar se organiza mejor en este orden: primero se fijan la fecha y la sala, después se confirma quién actúa y se construye el programa. Con esa información puedes abrir las inscripciones, enviar las invitaciones y calcular el público. La parte que más tarde se complica es la técnica: reúne con tiempo los archivos de música, comprueba conexiones y define quién estará pendiente del sonido. En los últimos días, revisa materiales, imprime la documentación y deja listas las bebidas y la recepción.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y la sala
2 personas
2
Registrar las reservas
3
Elaborar el programa
3 personas
4
Inventariar a los alumnos que actúan
2 personas
5
Recopilar los datos de contacto de los padres
2 personas
6
Diseñar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Confirmar el orden de las actuaciones
2 personas
12
Reunir archivos de música
2 personas
13
Inventariar los requisitos técnicos
2 personas
14
Enviar instrucciones del recinto
15
Pedir el catering
2 personas
16
Pedir decoración
17
Reservar técnica
18
Crear el plano de la zona de público
2 personas
19
Hacer el plano de asientos
2 personas
20
Imprimir el plan de trabajo
21
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
22
Imprimir folletos del programa
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Comprobar los materiales
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar aperitivos
4 personas

Evento

27
Desembalar el equipo técnico
3 personas
28
Abrir la sala
2 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
5 personas
31
Despejar el espacio del escenario
3 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Montar la entrada
2 personas
34
Montar el guardarropa
2 personas
35
Montar la mesa de catering
3 personas
36
Preparar la vajilla
2 personas
37
Montar aperitivos
3 personas
38
Colgar luces
3 personas
39
Conectar el equipo de sonido
3 personas
40
Conectar los micrófonos
2 personas
41
Preparar los instrumentos
4 personas
42
Probar los archivos de música
2 personas
43
Realizar la prueba de sonido
4 personas
44
Realizar la comprobación de luces
2 personas
45
Repasar las actuaciones
5 personas
46
Recepción de participantes
3 personas
47
Recibir al público
4 personas
48
Repartir folletos del programa
2 personas
49
Comprobar las entradas
2 personas
50
Presentar el concierto
51
Coordinar las actuaciones
3 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer aperitivos
2 personas
55
Anunciar el descanso
56
Guiar al público al descanso
3 personas
57
Encargarse del catering del descanso
3 personas
58
Coordinar la última actuación
3 personas
59
Anunciar la despedida
60
Despedir al público
3 personas
61
Guiar el guardarropa
2 personas
62
Desmontar el catering
3 personas
63
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

64
Desmontar el sonido
3 personas
65
Desmontar la iluminación
2 personas
66
Guardar los instrumentos
4 personas
67
Recoger sillas
4 personas
68
Recoger las mesas
3 personas
69
Recoger la basura
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar la sala
4 personas
72
Comprobar los baños
2 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Recoger los artículos prestados
2 personas
76
Empacar el equipo
3 personas
77
Cerrar el recinto
2 personas
78
Devolver el material alquilado
2 personas
79
Guardar el stock sobrante
2 personas
80
Clasificar los objetos perdidos
81
Informar de objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 180
Taburetescant. 12
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 4
Cables de altavozcant. 4
Cables de micrófonocant. 8
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Baterías de repuestocant. 12
Portátil
Memoria USBcant. 2
Metrónomo
Adaptadores de conexióncant. 6

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Luces decorativascant. 8
Cables de luzcant. 8

Decoración

Lona de fondo
Globoscant. 120
Cinta para globoscant. 2
Guirnalda de banderinescant. 6
Estrellas de papelcant. 20
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 10
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Pinzas de servircant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la sala antes de anunciar nada. En cuanto estén confirmadas, registra las reservas y envía al recinto las instrucciones necesarias para evitar cambios de última hora.
Haz un inventario de los alumnos que actúan y recopila los datos de contacto de sus padres antes de preparar las invitaciones. Confirma el orden de las actuaciones al menos 7 días antes y compártelo con las familias.
Reúne los archivos de música en un portátil y una memoria USB, y prueba cada pista con la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos y las cajas DI. Lleva baterías de repuesto y adaptadores: suelen faltar cuando comienza el montaje.
Calcula el espacio a partir de las inscripciones y prepara por separado el plano de la zona de público y el plano de asientos. Asigna voluntarios con funciones concretas para recepción, público, artistas y cambios entre actuaciones.
No dejes la logística para la mañana del concierto: pide el catering y la decoración con varios días de margen, comprueba los materiales y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de abrir la recepción. Imprime el plan de trabajo, las tarjetas con nombres y los folletos del programa el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto escolar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero la sala, confirma a los alumnos y prepara el programa; deja la prueba técnica y la impresión de materiales para la última semana.
¿Cuándo debo confirmar el orden de las actuaciones?: Confírmalo como mínimo 7 días antes del concierto. Así puedes reunir los archivos de música correctos, actualizar el programa y enviar las instrucciones definitivas a alumnos, familias y voluntarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto escolar?: Calcula al menos 1 voluntario por cada 25 asistentes, con un mínimo de 4 personas aunque el público sea pequeño. Reparte las funciones antes del día del evento: recepción, asientos, apoyo a los artistas y coordinación del escenario.
¿Cuándo se deben preparar las bebidas y el catering?: Haz el pedido con al menos 5 días de antelación y confirma la cantidad 48 horas antes. Enfría las bebidas unas 4 horas antes de la recepción para que estén listas sin ocupar el espacio de montaje.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.